Пошаговый план: как быстро собрать простую CRM для малого бизнеса — от полей и воронки до задач, автоматизаций, доступа, интеграций и запуска.
«Простая CRM» — это не «урезанная» система, а минимальный набор функций, который дисциплинирует продажи и экономит время. Её цель — чтобы ни один лид не потерялся, каждое обещание клиенту было выполнено, а у команды был единый источник правды по сделкам.
Даже базовая CRM закрывает три болевые точки:
В результате руководитель понимает, что происходит в продажах, а менеджер — что именно нужно сделать сегодня, чтобы двигать сделки.
Если узнаёте себя хотя бы в двух пунктах — пора переходить на CRM:
Практичное определение: простая CRM — это система, в которой вы ведёте лидов и сделки по воронке, назначаете задачи и видите историю коммуникаций. Всё остальное (сложные автоматизации, кастомные отчёты, десятки сущностей) добавляется только когда появляется стабильная потребность.
Ориентир: если сотруднику нужно больше 15–20 минут, чтобы начать работать, — вы уже усложнили.
К концу вы соберёте рабочий прототип: понятные этапы воронки, карточку лида/сделки с нужными полями, базовые задачи и простые еженедельные метрики. Плюс — план внедрения, чтобы команда приняла изменения без саботажа и «параллельного учёта».
Простая CRM начинается не с выбора сервиса, а с ответа на вопрос: кто будет в ней работать и зачем. Если это не зафиксировать, система быстро обрастёт лишними полями и перестанет помогать.
Обычно в малом бизнесе хватает 2–4 ролей:
Важно: одна и та же персона может совмещать роли. Тогда CRM должна быть ещё проще — меньше статусов и обязательных полей.
На старте выберите короткий список, который реально проверять каждую неделю:
Если метрик больше, команда начинает «заполнять ради заполнения».
Зафиксируйте 2–3 типовых сценария: B2B или B2C, короткий цикл (1–7 дней) или длинный (недели/месяцы), одна встреча или серия касаний. От этого зависят этапы воронки и набор задач.
Проверьте, отвечает ли будущая CRM на практичные вопросы:
Если эти сценарии закрыты — у вас уже есть рабочий каркас простой CRM.
Простая CRM держится не на количестве функций, а на понятной модели данных — наборе сущностей и связей между ними. Если с самого начала назвать вещи правильно, вы избежите хаоса в карточках и путаницы в отчётах.
В базовой CRM обычно достаточно четырёх сущностей:
Этого хватает, чтобы вести учёт клиентов, управлять воронкой и не терять договорённости.
Лид vs контакт. Лид — это «сырой входящий интерес» (например, заявка с сайта), где вы ещё не уверены, реальный ли это клиент и кто он. Контакт — подтверждённый человек, с которым можно работать дальше. Если объединить их в одно, вы потеряете понимание, сколько заявок реально квалифицируется.
Сделка vs счёт/оплата. Сделка отражает процесс продажи и вероятность. Счёт и платёж — финансы. Если хранить «счёт» как сделку, воронка будет искажаться (например, «выставили счёт» станет «выиграли»), а суммы начнут дублироваться.
Она нужна, если у вас:
Можно обойтись без неё, если вы продаёте один основной продукт или фиксированную услугу, а различия отражаете полем в сделке (например, «Тип услуги» и «Сумма»). Главное — не усложнять раньше времени.
Воронка в простой CRM нужна не «для красоты», а чтобы одинаково понимать, где находится каждая сделка и что делать дальше. Главное правило: этапы должны отражать реальные решения клиента, а не ваши внутренние действия.
Для большинства малых бизнесов подходит базовая цепочка:
Новый → Квалификация → Предложение → Переговоры → Выиграно/Проиграно.
Коротко о смысле:
Если этапы — это «статусы», то правила переходов — это «чек‑лист». Примеры критериев:
Причины лучше сделать короткими и обязательными при закрытии в «Проиграно». Например: Цена, Нет потребности, Нет бюджета, Выбрали конкурента, Не дозвонились/пропал, Сроки не совпали, Не прошли требования. Это даст честную аналитику без «романов» в комментариях.
Если у вас подписка, сервис или регулярные закупки, создайте вторую воронку: «Продление/Допродажа». В ней этапы другие (например, «Скоро продление → Обсуждаем условия → Счёт → Продлено/Отказ»), и она не смешивает новые сделки с удержанием.
Сила простой CRM — в карточках, которые заполняются за минуту и помогают продавать, а не «вести учёт ради учёта». Хорошее правило: каждое поле должно отвечать на вопрос «что я сделаю по этому значению?».
Контакт — это человек (или компания, если вы так решили в модели данных), с которым вы общаетесь. Чтобы не терять нить коммуникации, достаточно четырёх обязательных полей:
Этого хватит, чтобы не путаться, кому писать, и понимать, какие каналы реально приносят лидов.
Сделка — это попытка продажи с понятным результатом. В базовой CRM сделайте обязательными:
Дополнительно вероятность можно включать опционально. Она полезна для прогноза, но часто превращается в субъективную «оценку настроения». Если команда спорит о процентах — смело убирайте.
Добавляйте поле только после двух проверок:
Хорошая практика — прожить 2–3 недели с минимальным набором и добавить 1–2 поля по факту повторяющихся вопросов (например, «продукт/тариф», «сегмент», «причина отказа»).
Договоритесь о стандартах заранее:
Чем меньше свободы в формате — тем легче искать, фильтровать и строить отчёты без ручной чистки.
CRM начинает приносить пользу не тогда, когда в ней «красиво лежат контакты», а когда она помогает вовремя делать следующий шаг. Для этого достаточно простого набора задач и понятных правил.
Для базовой CRM хватает 4 типов задач, которые закрывают 90% работы менеджера:
Важно, чтобы задача всегда была привязана к лиду/сделке и имела срок и ответственного. Без срока это не задача, а пожелание.
Даже в маленькой команде нужен простой SLA — максимальное время до первого касания. Частый ориентир: 15–60 минут в рабочее время.
Практика: заведите правило «новый лид → задача “первый контакт” в течение 5 минут». Если не получается — проблема обычно в процессе (нет ответственного, нет уведомлений, лиды приходят в разные места).
Чтобы менеджеры действовали одинаково и ничего не забывали, сделайте короткие чек‑листы (или шаблоны задач) для ключевых этапов.
На “Квалификации”:
На “Предложении”:
Шаблон — это не бюрократия, а подсказка, которая ускоряет новичков и снижает хаос.
Обязательно храните историю хотя бы по ключевым изменениям: кто и когда поменял этап, сумму, ответственного (и по возможности причину). Это помогает разбирать спорные ситуации: почему сделка «упала», кто забыл перезвонить, откуда взялась другая сумма.
Если инструмент не поддерживает аудит, заведите поле/комментарий «Лог» и правило: любое важное изменение — короткая запись одной строкой. Это простое решение часто спасает больше, чем сложные отчёты.
Простая CRM ценна не количеством полей, а тем, что за 10–15 минут даёт понятную картину: где деньги, где риски и что делать команде прямо сейчас. Поэтому отчёты лучше проектировать «от решений», а не «от данных».
На одном экране соберите минимум:
Недельный отчёт по каждому менеджеру должен отвечать на два вопроса:
Какие активные сделки в работе (по этапам и суммам), чтобы видеть загрузку и фокус.
Просроченные задачи: звонки, встречи, отправка КП. Если «хвост» просрочек растёт — конверсия почти гарантированно падает.
Чтобы отчёты были честными, добавьте простую проверку:
Эти списки — не наказание, а подсказка, где CRM превращается в «записную книжку».
Ежедневно: посмотреть новые лиды, просроченные задачи, сделки без следующего шага.
Раз в неделю (30–45 минут): пройтись по прогнозу, конверсии по этапам и причинам проигрыша, договориться о 1–2 улучшениях процесса на следующую неделю — и зафиксировать их в правилах работы в CRM.
Инструмент для «простой CRM» стоит выбирать не по моде, а по цене ошибки: сколько денег и времени вы теряете, когда лиды и сделки ведутся «в голове» или в чатах. Для малого бизнеса важно быстро начать учёт и не утонуть в настройках.
Таблица — самый быстрый способ запустить учёт клиентов, лидов и сделок, зафиксировать воронку продаж и базовые статусы.
Плюсы: старт за 1–2 часа, гибкость, понятность всем, легко адаптировать под «CRM для стартапа».
Ограничения проявляются быстро: нет нормальных задач и напоминаний, сложно разграничить доступы, легко испортить данные (удалили столбец — пропала история), тяжело автоматизировать продажи и собирать лиды из форм без костылей. Как только появляются 2+ менеджера и регулярные передачи сделок — таблица начинает тормозить рост.
No-code хорош, если вы хотите чуть больше структуры, чем в Excel: справочники, связи, представления, базовые интеграции.
Подходит, когда:
Риск: система превращается в «зоопарк» баз, если нет владельца процесса и стандарта полей.
Если у вас уже есть поток лидов, несколько каналов и менеджеры, готовая CRM обычно дешевле, чем самостоятельная сборка. Вы получаете задачи и напоминания, историю коммуникаций, воронку продаж, базовые отчёты и интеграции (почта, телефония, формы) без постоянной поддержки.
Выбирайте продукт, если цените скорость внедрения и хотите меньше ручного контроля качества данных.
Самописная CRM оправдана, когда CRM — часть вашего продукта или у вас нетипичный процесс, который невозможно адекватно уложить в готовые инструменты.
Риски: высокая стоимость владения, зависимость от разработчика, «вечная доработка», сложность поддержки интеграций.
Если вы всё же хотите «свою» CRM, но без классического долгого цикла разработки, удобный компромисс — vibe‑coding платформы. Например, в TakProsto.AI можно собрать внутреннюю CRM как веб‑приложение через чат: описываете сущности (контакты, компании, сделки, активности), этапы воронки, права доступа и отчёты — и получаете рабочий прототип. Под капотом типовой стек: React для интерфейса, Go для бэкенда и PostgreSQL для базы.
Практичные плюсы такого подхода для малого бизнеса:
Отдельный момент для российского рынка: TakProsto.AI работает на серверах в России, использует локализованные и open‑source LLM‑модели и не отправляет данные за пределы страны — это важно, если в CRM попадают персональные данные и коммерчески чувствительная информация.
Если лиды попадают в CRM вручную, система быстро превращается в «ещё одну обязанность», а не в помощь. Цель интеграций — сделать так, чтобы новые обращения фиксировались автоматически, в одном месте и в понятном виде.
Почти всегда старт начинается с Excel/таблиц, телефонов менеджеров и переписок. Перед импортом выделите 30–60 минут на гигиену данных:
Лучше импортировать «чуть меньше, но чисто», чем тащить весь архив: старый мусор потом будет мешать в отчётах и поиске.
Начните с тех каналов, где лиды приходят чаще всего:
Главный критерий: интеграция должна создавать запись с минимумом ручных правок, иначе команда перестанет ей доверять.
Договоритесь заранее: где «живут» контакты и где «живут» сделки. Например: контакты и компании — в CRM, а заметки «для себя» — только в карточке, не в личных чатах. Тогда не придётся угадывать, актуален ли телефон в таблице, в телефоне менеджера или в переписке.
Не нужно усложнять. Достаточно трёх сценариев:
Назначение ответственного по очереди или по источнику.
Автоматическое создание задачи при новом лиде (например, «перезвонить за 15 минут»).
Уведомления: ответственному — сразу, руководителю — если лид без движения N часов.
Эти правила дисциплинируют процесс и повышают скорость реакции без лишней бюрократии.
Простая CRM быстро превращается в «свалку», если не договориться о правилах. Хорошая новость: чтобы навести порядок, не нужны сложные регламенты — достаточно нескольких решений по доступам, стандартам и защите от ошибок.
Минимальная схема для малого бизнеса:
Это снижает риск случайных правок и убирает лишнюю «политику» вокруг клиентской базы.
Согласуйте 3–5 правил и закрепите их в одном месте (например, в описании CRM или на странице /wiki/crm-rules):
Даже в таблице или no‑code можно включить базовые предохранители:
Поставьте регулярность в календарь: еженедельный экспорт (CSV/XLSX) и ежемесячный полный бэкап. Проверьте один раз, что экспорт реально открывается и содержит историю/комментарии, а не только «голые» поля.
Качество данных — это не про контроль ради контроля. Это про предсказуемые продажи, меньше потерь лидов и возможность доверять цифрам каждый понедельник.
Главная ошибка внедрения — пытаться «перевести всех и сразу» и параллельно переделать процессы. Простая CRM приживается быстрее, если сначала доказать пользу на реальных сделках и убрать лишние действия.
Выберите небольшую команду (1–3 человека) и ведите в CRM только реальные лиды и сделки, которые сейчас в работе. На пилоте важнее не «идеальная настройка», а ответ на вопрос: стало ли проще контролировать продажи и не терять договорённости.
Договоритесь об одном правиле: если сделки нет в CRM — её нет в прогнозе. Это сразу делает систему «единственным источником правды».
Перед стартом зафиксируйте минимальный набор, который нужен каждый день:
Вместо большого тренинга сделайте короткую «инструкцию на одну страницу»: как создать лид, как перевести этап, как поставить следующий шаг, как фиксировать результат звонка/встречи. Добавьте 2–3 примера «как правильно заполнено» — примеры обучают лучше правил.
Рабочий формат: 15 минут демонстрации + неделя вопросов в общем чате, где назначен один ответственный за правила.
Не подключайте всё сразу. Сначала стабилизируйте дисциплину ввода данных, затем расширяйте:
Раз в две недели собирайте обратную связь: какие поля не используются, где «ломается» процесс, какие автоматизации экономят время. CRM должна уменьшать рутину, а не добавлять её.
Если вы делаете CRM как внутреннее приложение (например, на TakProsto.AI), полезно заранее выбрать тариф под нагрузку: на старте часто достаточно Free/Pro, а при росте команды и требований к доступам, аудитам и управлению — перейти на Business или Enterprise. И небольшой бонус для активных команд: у TakProsto.AI есть программы кредитов за контент и реферальные ссылки — это может частично компенсировать стоимость, если вы делитесь опытом внедрения или рекомендуете платформу коллегам.
«Простая CRM» — это минимальный набор, который помогает не терять лидов и доводить сделки до результата:
Она не «урезанная», а сфокусированная: добавлять сложные функции стоит только при стабильной потребности.
Обычно сигнал — когда учет перестает быть управляемым. Практичные признаки:
Если совпало хотя бы 2 пункта — пора переносить процесс в CRM.
На старте достаточно 3–5 метрик, которые реально смотреть каждую неделю:
Если метрик больше — команда часто начинает «заполнять ради заполнения».
Базовый набор обычно такой:
Этого хватает, чтобы вести воронку, задачи и историю без усложнения модели данных.
Чаще всего ломают аналитику два смешения:
Держите определения жесткими — отчеты станут заметно чище.
Хорошая воронка отражает решения клиента, а не ваши внутренние действия. Универсальная цепочка для малого бизнеса:
Дальше задайте «правила перехода» (чек‑лист), например: в Квалификацию попадаем только когда есть контакт и назначен первый созвон.
Сделайте причины короткими и обязательными при переводе в «Проиграно», например:
Так вы получите аналитику по потерям без длинных «романов» в комментариях и сможете улучшать конкретный шаг процесса.
Минимальный набор, который дает эффект в ежедневной работе:
Правило простое: задача без срока — не задача. А сделка без следующего шага почти всегда «умирает» незаметно.
Выбор зависит от команды и цены ошибок:
Чтобы команда не саботировала и не вела «параллельный учет», помогает простой план:
Сначала закрепите дисциплину, и только потом подключайте телефонию, рассылки и сложные автоматизации.
