Пошаговый план веб‑приложения для отслеживания истечения контрактов поставщиков: модель данных, уведомления, роли, отчёты, интеграции и запуск.
Сроки в договорах с поставщиками редко «горят» в момент подписания — проблемы начинаются позже, когда контракт неожиданно заканчивается, а услуга или поставка критична для бизнеса. Пропуск дедлайна может обернуться остановкой работ, штрафами, вынужденной закупкой «в пожарном режиме» по более высокой цене или автоматическим продлением на невыгодных условиях. Отдельный риск — потеря контроля над обязательствами: где-то не успели расторгнуть, где-то не заметили рост цены по допсоглашению.
Закупкам — чтобы заранее планировать тендеры и замену поставщиков, а не покупать срочно.
Юристам — чтобы держать под контролем сроки уведомлений, пролонгации, условия расторжения и перечень документов.
Финансам — чтобы прогнозировать платежи, лимиты, обязательства и избегать неожиданных расходов.
Операционным командам — чтобы сервисы и подрядчики не «отваливались» в самый неподходящий день.
В хорошем трекере есть понятный реестр договоров (по поставщику, подразделению, категории), напоминания о ключевых датах (окончание, дата уведомления, оплата) и отчёты для контроля портфеля: что истекает в ближайшие 30/60/90 дней, где риски, где зависимость от одного контрагента.
На практике это даёт меньше просрочек и «авралов», более предсказуемое планирование закупок и бюджета, а также прозрачную ответственность: кто должен инициировать продление, согласовать условия и подтвердить закрывающие документы.
Начните не с «идеального реестра», а с ответа на вопрос: какие решения люди должны принимать каждый день — и какие данные им нужны, чтобы не ошибиться. Для MVP достаточно покрыть базовые сценарии контроля сроков и продления, а сложные правила согласования можно нарастить позже.
Составьте список ролей и коротко опишите, что они делают в системе. Удобный формат — мини‑сценарии:
Для каждой роли заранее определите: просмотр, редактирование, согласование, комментарии/вложения, экспорт.
Сначала перечислите 3–5 типовых договоров (поставка, услуги, аренда, ИТ‑поддержка) и унифицируйте минимальный набор полей:
Важно договориться об «источнике истины»: что считается актуальной датой окончания — текст договора, допсоглашение или карточка в системе.
Задайте простую, понятную сетку уведомлений: за 90/60/30/7 дней, в день окончания и после окончания (ежедневно/раз в 3 дня до закрытия риска). Отдельно определите, кому уходят напоминания: ответственному, его руководителю, закупкам.
Опишите критерии риска, чтобы система подсвечивала проблемные контракты автоматически. Например:
Эти требования станут основой для последующих разделов: модели данных, ролей, напоминаний и процесса продления.
Хорошая модель данных — это половина успеха реестра: если сущности и связи заданы правильно, интерфейс будет быстрым, отчёты — точными, а автоматические напоминания — надёжными.
Поставщик — карточка контрагента. Обычно достаточно: название, ИНН/регистрационный номер (если применимо), страна/регион, внутренний владелец (ответственный сотрудник), примечания.
Контракт — центральная сущность. Один поставщик может иметь много контрактов (связь 1→N). Контракту полезно дать понятный идентификатор (номер/код) и хранить ключевые сроки.
Контактное лицо — люди со стороны поставщика и/или вашей компании: ФИО, роль, email/телефон, примечания. Связь чаще всего 1 поставщик → много контактов; при необходимости добавляют привязку контакта к конкретному контракту.
Документ — файл или ссылка на файл (скан, допсоглашение, спецификация). Важно сразу проектировать связь 1 контракт → много документов.
Базовый набор полей, который покрывает 80% сценариев:
Статусы лучше хранить как справочник (чтобы можно было переименовывать и добавлять без миграций), а в контракте — ссылку на текущий статус.
Чтобы разбирать спорные ситуации, заложите аудит ключевых полей: кто и когда поменял дату окончания, статус, ответственного, сумму. Практично хранить таблицу contract_history: контракт, поле, старое значение, новое значение, пользователь, timestamp, комментарий.
Документы лучше учитывать как отдельные записи с типом (договор/ДС/акт), датой, версией и уровнем доступа.
Если файлы лежат не в базе, храните ссылку + метаданные, а доступ обеспечивайте через авторизованный скачивающий эндпоинт (чтобы ссылка сама по себе не давала доступ). Это поможет соблюдать принцип «видит только тот, кому положено» и упростит контроль чувствительных данных.
Хороший UX для реестра договоров — это когда пользователь за 30 секунд понимает: какие контракты требуют внимания, что именно нужно сделать и где лежит документ. Интерфейс должен помогать управлять сроками, а не превращать работу в «поиск иголки в стоге файлов».
Сделайте три базовых экрана, которые закрывают 80% задач:
В списке контрактов оставьте только то, что помогает принять решение: поставщик, номер/название, дата окончания, статус, ответственный, «последнее действие». Остальное — в карточку.
Пользователи чаще ищут не договор, а проблему. Поэтому фильтры важнее «красивых таблиц»:
Добавьте сохранённые представления вроде «Мои на этой неделе» или «Просроченные», чтобы не собирать фильтры каждый раз.
Сроки должны читаться с первого взгляда: метки «скоро истекает», «просрочен», «на продлении», плюс короткий текст рядом: «осталось 12 дней». Цвет — это сигнал, но решение должно подтверждаться цифрами.
Сделайте быстрые действия прямо из списка (без захода в карточку): продлить, назначить ответственного, загрузить документ. Это экономит десятки кликов в день.
Формы часто «убивают» скорость. Принцип простой: на первом экране — только обязательные поля, остальные прячьте под «Дополнительно». Используйте понятные тексты («Дата окончания договора», а не «Срок действия до»), подсказки к полям и предсказуемые кнопки: «Сохранить», «Сохранить и закрыть».
Реестр договоров быстро превращается в «единый источник правды» — и именно поэтому доступ должен быть продуманным. Цель простая: каждый видит и делает только то, что нужно для его работы, без лишних рисков и тормозов.
Обычно хватает пяти ролей:
Важно разделить права не только «по экрану», но и по полям. Пример практичной матрицы:
В карточке договора задайте владельца (ответственного) и замещающего на отпуск/болезнь. Это снижает риск пропущенных сроков и упрощает эскалации: уведомления и задачи уходят сразу двум людям по понятным правилам.
Для контроля достаточно двух журналов:
Начните с минимального набора разрешений и добавляйте их по запросу. Чем проще матрица доступа, тем меньше ошибок администрирования — и тем легче объяснить правила команде.
Хороший трекер сроков — это не просто список дат, а система, которая вовремя «подталкивает» людей к действию и не превращается в источник раздражающего шума. Важно заранее продумать каналы, расписания и правила эскалации.
Сделайте единый шаблон сообщения и несколько вариантов доставки: внутри приложения (инбокс/колокольчик), email, а при необходимости — мессенджер. Текст должен быть коротким и одинаково понятным в любом канале:
Хорошая практика — добавлять в уведомление ключевые поля: поставщик, сумма/категория, ответственный.
Уведомления должны приходить в рабочее время и в правильном часовом поясе (особенно если филиалы в разных регионах). Поддержите:
Если дедлайн выпал на выходной, правило может сдвигать напоминание на ближайший рабочий день.
Задайте понятную цепочку: если ответственный не открыл задачу или не сменил статус (например, «В работе») за X дней, уведомление уходит руководителю или владельцу категории. Следующая ступень — закупки/юристы (по вашей оргструктуре) при приближении критической даты.
Дайте пользователю выбрать канал и частоту для некритичных напоминаний, но закрепите «неотключаемые» алерты (например, за 7 и 1 день до окончания) — иначе система теряет смысл.
Чтобы уведомления не дублировались и не «пилили» по кругу, добавьте простые правила: один активный контракт на поставщика и категорию (или явное разрешение на несколько), дедупликация одинаковых событий, лог отправок и причина, почему алерт сработал. Это повышает доверие и делает напоминания действительно полезными.
Продление — это не одно действие «поставить новую дату», а управляемый мини‑проект. Чтобы реестр не превращался в хаос, задайте понятные статусы и автоматизируйте переходы между ними.
Минимальный набор статусов:
Важно: зафиксируйте, кто может переводить контракт в каждый статус (например, «Расторгнут» — только юрист или администратор).
При переводе в «На продлении» создавайте цепочку задач:
Задачи лучше хранить прямо в карточке контракта, чтобы не терялись контекст и файлы.
Чек‑лист на продление помогает избежать «забыли приложить/проверить»:
Для каждого этапа задайте SLA (например, 3 дня на правки юриста и 5 дней на согласование бюджета) — так вы увидите, где именно процесс буксует.
Внутри карточки добавьте комментарии с упоминаниями коллег (например, @юрист, @закупки). Это упрощает уточнения по условиям и фиксирует решения: «Согласовали индексацию 7%» или «Просим подпись до 15 числа».
Руководству важны не «все договоры», а понятная картина рисков и дисциплины продления. Поэтому в отчётах и дашбордах стоит показывать агрегированные метрики, а проваливаться — до конкретного контракта, ответственного и следующего шага.
На главной панели хорошо работают три среза:
Важно, чтобы любой показатель был кликабельным и вёл в отфильтрованный реестр договоров (например, сразу показать «истекают за 30 дней и статус “на согласовании”»).
Это базовый отчёт для контроля рисков. Помимо списка контрактов, добавьте колонки: сумма/важность, критичность поставщика, ответственный, текущий этап workflow согласования продления, дата последнего контакта. Так отчёт превращается из «списка дедлайнов» в план действий.
Покажите динамику: сколько продлили вовремя и сколько просрочили (по месяцам/кварталам), а также распределение причин (нет ответа поставщика, долгое согласование, не назначен ответственный). Это помогает обосновать изменения процесса и не спорить на уровне мнений.
Для сверок с бухгалтерией и закупками нужен экспорт в CSV/Excel с теми же фильтрами, что в интерфейсе. Ещё полезнее — отчёты по расписанию: например, каждую неделю рассылать «истекают в 60 дней» руководителям направлений и ответственным, а просрочки — отдельно, с эскалацией.
Пустой реестр договоров никому не нужен: ценность появляется, когда данные загружены быстро и без ручной рутины. Поэтому импорт и интеграции стоит продумать заранее — но без попытки «подключить всё» в первой версии.
Самый быстрый путь — загрузка из Excel/Google Sheets через CSV‑шаблон. Дайте пользователю:
Ошибки показывайте «человечески»: строка, колонка, причина (например, «дата окончания раньше даты начала»), и возможность скачать файл с пометками.
Календарь помогает не пропустить окончания и контрольные точки. Минимальный вариант — экспорт ICS (подписка или выгрузка), где создаются события:
Если вашей аудитории нужен корпоративный календарь, можно добавить CalDAV — но только при реальном запросе.
Интеграция с CRM/ERP часто проваливается из‑за попытки синхронизировать всё. Определите 5–10 ключевых полей и правила обновления: что является «источником истины», когда перезаписываем, что делаем при конфликте.
Хорошая практика — режим «подтверждение изменений»: система показывает расхождения и предлагает применить обновления.
Даже простое API резко повышает полезность приложения. Достаточный минимум:
Добавьте вебхуки на события «договор создан/обновлён/приближается дедлайн» — так внешние системы смогут запускать уведомления и задачи без ручных действий. Для деталей можно дать короткую документацию на /api-docs.
Договоры с поставщиками — это не просто даты и суммы. В них часто есть коммерческие условия, персональные данные, банковские реквизиты и приложения. Поэтому безопасность в реестре договоров должна быть заложена сразу, иначе удобный инструмент превратится в риск.
Минимальный набор мер — шифрование «в пути» и «на диске». Для пользователя это выражается в простом правиле: доступ к веб‑приложению только по HTTPS, а база данных и файлы хранятся в зашифрованном виде.
Не менее важно — резервное копирование. Бэкапы должны быть регулярными, проверяемыми (с тестовым восстановлением) и с понятным сроком хранения. Отдельный слой — управление сессиями: ограничение времени жизни входа, защита от одновременных логинов при необходимости, возможность принудительно завершить сессию при увольнении сотрудника.
Храните файлы так, чтобы права на запись и чтение совпадали с правами на сам контракт. Хорошая практика — выдавать ссылку на скачивание с ограниченным сроком действия (например, на несколько минут) и привязывать её к пользователю. Это снижает риск пересылки «вечной» ссылки в чат.
Для соответствия внутренним политикам и проверкам нужен аудит: кто изменил дату окончания, кто сменил статус, кто загрузил/удалил файл, кто выдал доступ. Логи должны быть неизменяемыми и доступными администраторам/службе безопасности.
Удаление критичных записей почти всегда опасно. Практичнее внедрить архивирование: запись остаётся, но скрывается из рабочих списков, блокируется редактирование, фиксируется причина и инициатор.
Права нужно тестировать не только по чек‑листу ролей, но и негативными сценариями: обычный пользователь пытается открыть чужой договор по прямой ссылке, выгрузить реестр целиком, поменять дату окончания через API, скачать файл без доступа. Такие проверки быстро выявляют самые дорогие уязвимости — до запуска в продуктив.
MVP для контроля сроков контрактов — это не «всё и сразу», а минимальный набор, который уже предотвращает просрочки и даёт прозрачность. На горизонте 4–8 недель лучше целиться в ядро: реестр договоров, напоминания и базовые роли.
На старте важнее простота изменений, чем идеальная модульность. Часто выигрывает аккуратный монолит: один контур, единая база данных, меньше точек отказа и быстрее цикл «сделали → проверили → выкатили». При этом закладывайте границы модулей логически (контракты, поставщики, уведомления, доступ), чтобы позже без боли выделить сервисы или отдельные компоненты.
Сразу определите:
Если вы хотите ускорить старт без разворачивания полноценного пайплайна разработки, MVP такого трекера удобно собирать на TakProsto.AI: через чат вы описываете сущности (поставщик, контракт, документы), роли, экраны и логику напоминаний — а платформа помогает быстро получить веб‑приложение на React и бэкенд на Go с PostgreSQL. Важный плюс для корпоративных сценариев — возможность выгрузки исходников, деплой и хостинг с поддержкой кастомных доменов, а также снапшоты и откат (rollback), чтобы безопасно тестировать изменения в workflow.
Минимальный стандарт — три окружения: dev для разработки, stage для проверки релиза на близкой к боевой конфигурации, prod для пользователей. Секреты (ключи почты, токены календаря, доступы к БД) должны храниться вне кода: в хранилище секретов или переменных окружения с ограниченным доступом.
Полезная практика — миграции БД как часть релиза, чтобы схема не «жила» только в памяти команды.
Не распыляйтесь, но закройте автоматикой то, что больнее всего ломать:
Состав MVP можно описать одной фразой: «реестр + напоминания + роли».
Первые 2–3 недели после релиза выделите на сбор фактов: какие договоры чаще всего просрочиваются, какие уведомления игнорируются, где пользователи тратят время. Добавьте простые метрики (сколько активных договоров, сколько «на подходе», сколько просрочено) и заведите короткий бэклог улучшений с приоритетом по риску и экономии времени. Это быстрее приведёт к ценности, чем расширение функциональности «на всякий случай».
Запуск MVP — это старт, а не финиш. Чтобы реестр договоров действительно снижал риски, ему нужна регулярная операционная поддержка и понятный план развития.
Не ограничивайтесь количеством заведённых контрактов — важнее, как система влияет на сроки и дисциплину.
По этим метрикам быстро видно: проблема в данных (не заполняют даты), в процессе (нет ответственных) или в UX (слишком сложно).
Главное — не допустить тихих сбоев, когда уведомления перестают приходить.
Хороший следующий шаг — улучшения, которые экономят время и уменьшают человеческий фактор:
Если для вас критично хранение данных внутри РФ и предсказуемый контур инфраструктуры, заранее заложите требования к размещению и моделям доступа. В этом контексте TakProsto.AI может быть удобным вариантом для быстрого прототипирования и дальнейшего развития: платформа работает на серверах в России, использует локализованные и open‑source LLM‑модели и не отправляет данные за пределы страны — что хорошо сочетается с требованиями к договорам как к чувствительным данным.
Лучше всего работает обучение «внутри продукта»: короткие подсказки, встроенный FAQ и 2–3 сценария «как сделать» (завести контракт, запустить продление, закрыть). Ссылки на подробности можно вести на /blog, а информацию о планах и поддержке — на /pricing.
Если вы решите собирать инструмент итеративно и привлекать команду к улучшениям, учтите, что у TakProsto.AI есть тарифы free/pro/business/enterprise, а также программы начисления кредитов за контент и реферальные приглашения — это может помочь быстрее окупить первые итерации продукта и масштабировать внедрение.
Лучший способ понять возможности ТакПросто — попробовать самому.
