Пошаговый план, как создать веб‑приложение для агентства: роли, функции ATS/CRM, матчинг кандидатов и вакансий, интеграции, безопасность и запуск.
Веб‑приложение для рекрутинга в агентстве становится необходимым там, где параллельно ведутся десятки вакансий, сотни кандидатов и много коммуникаций с клиентами. Его цель — превратить разрозненные файлы, чаты и таблицы в единый рабочий процесс: от входящей заявки до выхода кандидата на работу.
Важно сразу проектировать систему как рабочую ATS система + CRM для рекрутингового агентства, а не «ещё одну таблицу»: единая база, прозрачная воронка найма, история контактов и понятные правила доступа.
В первую очередь — рекрутинговым агентствам с несколькими командами и потоковым подбором. Также полезно:
Ключевая проблема — хаос: резюме в разных папках, статусы в таблицах, контакты в мессенджерах, а итог — потерянные кандидаты и «забытые» обещания. Приложение закрывает это за счет единого профиля кандидата, истории взаимодействий и понятных статусов.
Параллельно сокращается время подбора персонала онлайн: меньше ручных сверок, быстрее поиск по базе и быстрее отправка кандидатов клиенту.
Полный цикл выглядит так: заявка от клиента → уточнение требований → поиск и первичный отбор → презентация кандидатов → интервью и фидбек → оффер → выход кандидата → пост‑контроль (например, гарантийный период).
Важный момент: на каждом шаге фиксируются решения, ответственные и сроки, чтобы ничего не «потерялось в переписке».
В MVP обычно обязательно: база кандидатов и вакансий, воронка по этапам, быстрый поиск/фильтры, привязка коммуникаций (почта/календарь), базовый матчинг и отчеты по ключевым метрикам.
Можно отложить сложную автоматизацию (например, продвинутые рекомендации, чат‑боты, детальные BI‑дашборды): они дадут эффект позже, когда появятся данные и устоятся процессы.
Продукт считается успешным, если измеримо улучшаются:
Роли в ATS/CRM для агентства — это не «формальность», а способ защитить данные, ускорить работу и избежать конфликтов: кто может видеть контакты кандидата, кто — обсуждать зарплату, а кто — показывать шорт‑лист клиенту.
Рекрутер работает с потоком кандидатов: ведёт карточки, фиксирует статусы воронки, создаёт матчи с вакансиями, ведёт переписку и звонки, планирует интервью. Важно, чтобы рекрутер мог быстро обновлять данные и оставлять внутренние заметки, но не обязательно иметь доступ ко всем финансовым условиям по договору.
Аккаунт/менеджер клиента управляет заявками и ожиданиями: контролирует SLA, согласует этапы, формирует отчёты и корректирует требования вакансии. Обычно у него шире доступ к «коммерческому слою» (ставки, условия, маржинальность) и к сводной аналитике по клиенту.
Администратор настраивает систему: пользователей, роли, справочники (статусы, источники, причины отказа), интеграции с почтой/календарём и правила хранения данных. Его права должны быть максимально широкими, но с аудитом действий.
Клиент (опционально) получает ограниченный доступ: просмотр шорт‑листа, комментарии, решения «да/нет», запрос дополнительных материалов. Личные контакты кандидата и внутренние заметки агентства обычно скрываются.
Хорошая практика — делать права не только по ролям, но и по уровням данных:
Дополнительно стоит включить журнал изменений (кто и когда открыл контакты, изменил статус, экспортировал данные) — это помогает и в безопасности, и в разборе спорных ситуаций.
Чтобы агентство действительно зарабатывало на скорости и качестве подбора, в основе веб‑приложения должна быть понятная модель данных. Она определяет, что именно вы храните, как ищете, как считаете аналитику и как строите воронку.
Карточка кандидата — центральная сущность ATS/CRM. В ней обычно выделяют:
Важно заранее решить, какие поля структурированные (для фильтров и скоринга), а какие — текстовые заметки.
Вакансия хранит требования (must/plus), локацию/формат (офис/гибрид/удалёнка), вилки (оклад/общий доход), приоритет и заказчика.
Полезно разделять «описание для кандидата» и «внутренние условия» (например, причина срочности, риски, ограничения по каналам).
Сущности «Компания» и «Контакт» фиксируют клиента, менеджеров, рекрутеров со стороны заказчика, договорённости, историю коммуникаций и заметки. Это помогает видеть контекст по всем вакансиям клиента и не терять договорённые SLA.
Процесс подбора — это связи между сущностями: кандидат ↔ вакансия. Поверх них живут события: интервью, звонки, задачи, письма, документы.
Событие должно иметь дату/время, ответственного, результат и прикрепления — так воронка становится «живой» и проверяемой.
Справочники (статусы, причины отказа, теги, навыки, источники) задают единый язык данных. Чем меньше «свободного творчества» в статусах и причинах, тем точнее отчёты и тем проще масштабировать команду.
MVP для агентства — это не «всё и сразу», а минимальный набор, который позволяет быстро закрывать вакансии и сохранять историю работы. Важно, чтобы рекрутер мог вести вакансию, собирать кандидатов, коммуницировать и прозрачно показывать прогресс клиенту.
Стартовая точка — вакансия, оформленная по брифу. В MVP стоит сделать обязательные поля: должность, локация/формат (офис/удалённо), вилка, требования (must have / nice to have), условия, контакты клиента и SLA (сроки, количество кандидатов в шорт‑листе).
Чтобы ускорить заполнение, добавьте подсказки: шаблоны брифов по типам ролей, автоподстановку типовых компетенций, предупреждения о «пустых» важных полях (например, нет вилки или не указан формат работы).
Карточка кандидата в MVP должна объединять резюме (файл/ссылка/текст), структурированные поля (опыт, навыки, зарплатные ожидания), заметки рекрутера и таймлайн коммуникаций.
Таймлайн — критичная часть: письма, звонки, сообщения, назначенные интервью, результаты и договорённости. Даже без сложной автоматизации это снижает потери на ручных «помню/не помню».
Нужна воронка с этапами (например: найден → первичный контакт → интервью агентства → интервью клиента → оффер → выход/отказ), ответственными и дедлайнами по шагам.
В MVP достаточно drag-and-drop между этапами, комментария при переводе и напоминаний о просрочках.
Сделайте шорт‑лист внутри вакансии: выбранные кандидаты + комментарии агентства, версии отправок и история изменений. Клиенту важно видеть, что именно вы отправляли и когда, а вам — быстро собрать следующую итерацию без дублирования.
Минимальный набор отчётов: активные вакансии (статус, дедлайны, ответственные), скорость прохождения этапов (сколько дней на каждом), конверсия между этапами.
Эти метрики помогают понять, где «застревает» процесс и какие вакансии требуют внимания уже сегодня.
Эффективность агентства часто упирается не в «где взять кандидатов», а в то, как быстро находить нужных в собственной базе и насколько этой базе можно доверять. В ATS/CRM стоит закладывать поиск и контроль качества данных как базовую инфраструктуру, а не «приятный бонус».
Минимальный стандарт — полнотекстовый поиск по резюме и заметкам рекрутера. Это позволяет находить кандидатов по формулировкам из вакансии («Kotlin coroutines», «B2B продажи», «1С:ERP»), даже если это не вынесено в отдельное поле.
Дополните это:
Практика: сделайте подсветку совпадений и сохранённые запросы («Сеньор Java, удалёнка, англ B2»), чтобы рекрутер не собирал фильтр заново.
Фильтры должны закрывать типовые вопросы с первого экрана:
Важно: фильтры должны работать предсказуемо. Если у кандидата зарплата не заполнена, он не должен «случайно» попадать в фильтр по вилке — лучше добавить переключатель «включая пустые значения».
В реальности один и тот же кандидат появляется несколько раз: разные резюме, обновлённые контакты, импорт из разных источников. В MVP достаточно простых, но строгих правил:
Объединение должно быть безопасным: показывайте, какие поля будут перезаписаны, и сохраняйте аудит (кто и когда объединил).
Чтобы поиск и фильтры работали, данные нужно дисциплинировать:
Хороший принцип: лучше мягко «дожимать» качество (подсветка незаполненного, чек‑лист профиля), чем блокировать работу.
Для агентства критично быстро перенести текущую базу и обмениваться данными с клиентами.
Сделайте:
Чем чище входные данные и точнее поиск, тем меньше «ручного героизма» — и тем быстрее закрываются вакансии.
Матчинг — это не «магия», а набор понятных правил, которые помогают рекрутеру быстро увидеть наиболее подходящих кандидатов и не упустить скрытые совпадения. Хорошая система сочетает автоматический скоринг и возможность ручной правки, чтобы результат был и быстрым, и контролируемым.
Базовые сигналы удобно делить на несколько групп:
Важно сразу договориться о словарях: например, «1С», «1C» и «OneC» — одно и то же, а «аналитик» и «бизнес‑аналитик» — не всегда.
Скоринг лучше считать как сумму взвешенных признаков: навыки (например, 50%), опыт (30%), контекст (20%). При этом должны быть:
Объяснимость снижает недоверие к алгоритму и ускоряет решение.
Система должна уметь:
Для удобства добавьте «причины совпадения» прямо в списке, а детали — в карточках (/blog/kartochka-kandidata).
Стоп‑факторы должны отсеивать кандидатов до скоринга или резко снижать балл: локация/часовой пояс, формат (офис/удаленка), виза/разрешение, уровень, обязательный язык.
Их лучше оформлять как явные правила, чтобы рекрутер мог объяснить отказ клиенту.
Автоматике нужны «руки»:
Так матчинг становится живым инструментом, который адаптируется под стиль агентства и требования конкретных клиентов.
Коммуникации — «двигатель» агентского подбора: десятки кандидатов, несколько менеджеров у клиента, интервью, переносы, обратная связь. В веб‑приложении важно сделать так, чтобы рекрутер тратил время на решения, а не на поиск переписки и ручные напоминания.
Встройте переписку прямо в карточку кандидата и вакансии: письмо должно быть видно как часть процесса, а не отдельная вкладка почты.
Шаблоны писем экономят минуты на каждом касании: приглашение на интервью, запрос документов, фоллоу‑ап после молчания, отправка профиля клиенту. Хорошая практика — подстановка переменных (имя, вакансия, дата/время, ссылка на интервью) и единая история сообщений.
Трекинг ответов нужен не для «контроля», а для ясности: кто ответил, кто открыл, где зависло. В интерфейсе это может быть простой статус: «отправлено / доставлено / ответ получен».
Рекрутеру удобнее предлагать не «созвон когда сможете», а слоты: несколько вариантов времени, которые кандидат выбирает одним кликом. После выбора система автоматически создаёт событие, рассылает приглашения и добавляет напоминания.
Важно поддержать переносы: чтобы при смене времени обновлялись все участники и сохранялась история изменений.
Задачи лучше привязывать к вакансии и этапу воронки: чек‑лист «проверить резюме», «созвониться», «получить фидбек клиента». Добавьте SLA (например, «ответить кандидату за 24 часа») и приоритеты, чтобы список дел отражал реальную срочность.
Сделайте «быстрое логирование» после звонка: одна форма на 20–30 секунд — результат, следующий шаг, короткая заметка.
Это повышает качество данных в карточке кандидата и помогает коллегам подхватывать работу.
Интеграции подключайте по необходимости: почта и календарь через провайдеров (OAuth), плюс вебхуки для событий (создано интервью, сменён этап, получен ответ). Так вы сохраните простоту MVP, но оставите путь к автоматизации без переделки ядра.
Хороший интерфейс воронки — это «рабочий стол» рекрутера: за минуту видно, что горит, где застряли кандидаты и какие вакансии требуют внимания.
Для агентства важно, чтобы воронка была не только красивой, но и управляемой: с дисциплиной статусов, ответственными и измеримыми результатами.
Начните с списка вакансий, где каждая строка отвечает на четыре вопроса: в каком статусе, насколько срочно, что просрочено, кто ведет.
Минимальный набор элементов: статус (в работе/на паузе/закрыта), приоритет (P1–P3), индикаторы просрочек (нет ответа клиента X дней, не назначено интервью, кандидат «без касания»), ответственный рекрутер.
Добавьте быстрые фильтры: «мои», «просроченные», «P1», «без активностей 3 дня» — они экономят десятки кликов.
Канбан по этапам (лид → скрининг → интервью → оффер → выход) помогает держать фокус на движении кандидатов.
Перетаскивание карточек должно сопровождаться правилами: при смене этапа можно требовать обязательное поле (причина отказа, дата интервью) или автоматически создавать задачу.
Массовые действия особенно важны для агентства: выделить 10 кандидатов и отправить всем запрос на слот, сменить ответственного, поставить напоминание, закрыть этап с одной причиной.
Руководителю нужны показатели по людям и по процессу: загрузка рекрутеров (активные вакансии, кандидаты в работе), конверсия по этапам, время закрытия (time‑to‑fill) и узкие места (где чаще всего стопорится).
Отдельный блок — аналитика источников: откуда приходят сильные кандидаты (по доле дошедших до интервью/оффера), сколько стоит качество в каждом канале и какие источники дают «много откликов, но мало результата».
Сделайте экспорт отчетов в CSV/XLSX и «снимки» по вакансиям.
Если клиенту дается доступ, ограничьте права: просмотр кандидатов только по своим вакансиям, без лишних контактов и внутренних заметок, с журналом действий и возможностью комментариев по шорт‑листу.
Рекрутер работает в режиме постоянных переключений: вакансии, кандидаты, переписка, созвоны, комментарии клиента. UX здесь должен поддерживать темп и снижать цену ошибки — иначе система превращается в «ещё одно окно», а не в рабочий инструмент.
Сделайте интерфейс дружелюбным к параллельным задачам: открытие карточек в новых вкладках, сохранение контекста при возврате назад, «липкие» фильтры и сортировки.
Полезный паттерн — панель быстрого просмотра: рекрутер кликает кандидата в списке и видит ключевое (опыт, зарплата, локация, статус, последние действия) без ухода со страницы. Это экономит десятки переходов в день.
Быстрый поиск — не только про сервер, но и про сценарий: строка поиска всегда на виду, подсказки по запросу, сохранённые фильтры «под вакансию», быстрые действия прямо в списке (сменить этап, назначить ответственного, добавить тег).
Автосохранение черновиков в комментариях, заметках и письмах — обязательная вещь. Если рекрутер потерял написанное сообщение из‑за обновления страницы, доверие к системе исчезает.
В карточках кандидата/вакансии добавьте историю изменений: кто поменял статус, отредактировал контакты, добавил клиента, прикрепил файл.
Аудит действий помогает разбирать спорные ситуации и учит команду работать аккуратнее. Практика: показывайте «последнее обновление» и ссылку на журнал событий, но не перегружайте основной экран.
Часть работы агентства повторяется. Дайте шаблоны:
Шаблоны ускоряют работу и выравнивают качество коммуникаций в команде.
Большая часть работы — на ноутбуке. Делайте таблицы и формы так, чтобы они не «разъезжались», а ключевые действия оставались в зоне видимости.
Поля должны иметь подсказки и валидацию «по делу»: например, предупреждать о дубликате кандидата, мягко подсказывать формат телефона, объяснять, почему нельзя перейти этап без заполненного результата интервью.
Если вы проектируете MVP, начните с самых частых сценариев рекрутера и доведите их до состояния «быстро и без боли», а второстепенные экраны достраивайте после запуска.
Правильная архитектура для ATS/CRM — это не «самое модное», а то, что позволяет быстро выпустить MVP и без боли развивать продукт дальше. Для рекрутингового агентства обычно важнее скорость итераций, стабильность поиска и аккуратная работа с файлами и персональными данными.
Для MVP чаще всего выигрывает модульный монолит: один сервис и одна кодовая база, но внутри — чёткие модули (кандидаты, вакансии, клиенты, коммуникации, аналитика). Так проще внедрять изменения в воронку найма и карточку кандидата, меньше накладных расходов на деплой и интеграции.
Когда появятся нагрузки и команда, отдельными сервисами логично выделять то, что растёт быстрее других: поиск по резюме, интеграции с почтой/календарём, события и уведомления. Важно заранее договориться о границах модулей и контракте данных, чтобы миграция не стала «переписыванием всего».
Базовый набор: веб‑фреймворк с хорошей экосистемой (например, Django/FastAPI, Laravel, Ruby on Rails, Spring), PostgreSQL как основная БД и отдельный индекс для полнотекстового поиска (Elasticsearch/OpenSearch или Meilisearch).
PostgreSQL хранит «истину» (сущности и связи), а поисковый индекс — быстрые фильтры по резюме, навыкам и заметкам. Индекс лучше обновлять асинхронно через очередь.
Если вы хотите ускорить запуск и не собирать инфраструктуру с нуля, можно начать с прототипа на TakProsto.AI: это vibe‑coding платформа для российского рынка, которая помогает собрать рабочее веб‑приложение из диалога (включая React‑интерфейс и бэкенд на Go с PostgreSQL). Удобно, что есть Planning Mode для проработки требований, а также снимки и откат — полезно, когда вы часто меняете этапы воронки и поля карточек.
Файлы безопаснее держать в объектном хранилище (S3‑совместимое) с приватными бакетами. Доступ — через временные ссылки, привязанные к правам роли.
Для каждого файла полезно хранить метаданные: кто загрузил, к какой сущности привязан, срок хранения, статус согласия.
Очередь задач (RabbitMQ/Redis + воркеры) закрывает рассылки, синхронизации, построение индексов, импорт резюме и тяжёлые отчёты.
Для поддержки качества сервиса нужны: централизованные логи, сбор ошибок (например, Sentry), метрики (Prometheus/Grafana) и трассировка запросов, чтобы понимать, где замедляется поиск, воронка или интеграции.
Рекрутинговое веб‑приложение почти всегда обрабатывает персональные данные кандидатов и контактных лиц клиентов. Ошибка здесь стоит дорого: это и потеря доверия, и юридические риски. Поэтому безопасность лучше проектировать сразу — как часть требований к продукту.
Начните с принципа минимизации: храните только то, что действительно нужно для подбора персонала онлайн. Например, если для первичного скрининга достаточно города, грейда и стека, то полную дату рождения или домашний адрес можно не собирать вовсе.
В интерфейсе используйте маскирование чувствительных полей (телефон, e‑mail, ссылки на профили) для ролей, которым они не нужны. Частая практика — показывать контакты только после перевода кандидата на определённый этап воронки найма или после подтверждения согласия.
Задайте сроки хранения: например, автоматически архивировать карточку кандидата через N месяцев без активности и удалять через M месяцев, если нет юридических оснований хранить дольше.
Базовый набор: HTTPS везде, шифрование данных «в покое» (на уровне БД/диска) и «в пути» (TLS), секреты в менеджере секретов, регулярные обновления зависимостей.
Продумайте резервные копии: расписание, проверка восстановления, хранение копий отдельно и ограниченный доступ. Для аккаунтов — контроль сессий: ограничение времени жизни, принудительный выход со всех устройств, уведомления о подозрительных входах.
В ATS системе для агентства критично разделять данные по принципу «нужно знать»: агентства (tenant isolation), команды внутри агентства и доступ к конкретным клиентам/вакансиям.
Убедитесь, что права проверяются не только в UI, но и на сервере для каждого запроса.
Включите аудит: кто и когда смотрел/менял контакты, выгружал резюме, экспортировал списки, удалял записи. Это помогает расследовать инциденты и дисциплинирует работу с данными.
Нужны прозрачные согласия на обработку и передачу данных клиентам, фиксирование факта согласия (когда и как получено) и понятная политика хранения.
Поддержите запросы на удаление/анонимизацию и выгрузку данных по кандидату — так вы снизите риски и упростите внутренние процессы.
Если проект критичен к локализации данных, заранее определите требования к размещению и обработке: где хранятся базы и файлы, кто имеет доступ, куда уходят логи. В этом контексте TakProsto.AI может быть удобной платформой для быстрого старта: она работает на серверах в России и использует локализованные/opensource LLM‑модели, не отправляя данные в другие страны.
Чтобы веб‑приложение для рекрутинга принесло пользу быстро, важно запускать его итерациями: сначала минимально достаточный набор функций, затем — расширения на основе реальной работы рекрутеров.
В MVP цель — закрыть ежедневный цикл «получили кандидата → обработали → связались → провели по этапам → зафиксировали результат». Обычно хватает:
Важно заранее определить критерии готовности: например, «80% кандидатов ведём в системе, рекрутер тратит на заполнение карточки не больше 2 минут».
Практичный подход — параллельно подготовить «быстрый прототип», чтобы согласовать UX и модель данных до тяжелой разработки. На TakProsto.AI это удобно делать через чат: описываете роли, сущности и сценарии, фиксируете план в Planning Mode, затем собираете работающие экраны. Когда прототип «сел» на процесс, можно экспортировать исходники и развивать проект как обычное программирование.
Сначала делайте кликабельный прототип (1–2 недели) и проверяйте логику на 3–5 типовых сценариях агентства. Затем запускайте пилот в одном агентстве/команде: так проще собрать обратную связь и не «сломать» процессы всем сразу.
После 2–4 недель пилота закрепляйте стандарты (этапы воронки, статусы, обязательные поля), и только затем масштабируйте на остальные команды.
На практике стартуют с импорта из Excel/Google Sheets. Заложите время на:
Лучше импортировать волнами: сначала активные кандидаты и текущие вакансии, затем архив.
Сработает короткий мини‑гайд (1 страница) + онбординг на 30–45 минут.
Добавьте шаблоны процессов: «первичный скрининг», «назначение интервью», «оффер», чтобы рекрутеры действовали одинаково и данные были сопоставимы.
Первые улучшения почти всегда про скорость и качество данных: быстрые поля, подсказки, автозаполнение, отчёты по конверсии.
Примеры подходов и обновлений можно посмотреть в /blog, а варианты внедрения и сопровождения — на /pricing.
Если вы планируете запускать продукт поэтапно, имеет смысл сразу продумать и экономику разработки: на TakProsto.AI есть тарифы free, pro, business и enterprise, а также механики, которые помогают снизить стоимость входа (например, программа earn credits за контент и реферальные ссылки). Это особенно полезно на стадии MVP, когда важнее скорость итераций и проверка гипотез, чем идеальная «полировка» всех функций.
Лучший способ понять возможности ТакПросто — попробовать самому.
