Приложение из регламента: как превратить PDF или инструкцию в шаги, исключения и набор экранов, чтобы быстро собрать понятный прототип процесса.
Регламент часто уже написан, но работа все равно идет в почте и чатах: кто-то пересылает файлы, кто-то спрашивает «а на каком мы шаге», дедлайны держатся на памяти, а исключения всплывают только когда случилась проблема. В итоге процесс вроде есть, но им сложно управлять.
«Собрать экраны под процесс» значит превратить текст в понятные элементы приложения: экран со списком заявок, карточку одной заявки, форму для создания и редактирования, а также видимые статусы (например: «Новая», «На согласовании», «На доработке», «Одобрена», «Отклонена»). Когда шаги привязаны к статусам, становится ясно, что делать дальше и кто отвечает.
Чтобы прототип был полезным, нужны простые входные данные, которые редко явно прописаны в PDF. Заранее зафиксируйте роли (кто подает, кто согласует, кто контролирует), какие документы и поля нужны (файл, сумма, причина, комментарий), а также сроки и правила (например, «согласование не дольше 2 рабочих дней», «после доработки повторное согласование обязательно»).
ИИ помогает быстро разложить регламент на шаги и предложить набор экранов и полей. Но граница ответственности остается: бизнес подтверждает, что статусы названы правильно, исключения учтены, а «что считается завершением» не двусмысленно.
Полезная привычка: для одного процесса держать один главный объект. Например, «Заявка» как сущность, вокруг которой строятся список, карточка, история изменений и действия по ролям. Тогда даже простой прототип быстро показывает, где процесс ломается и что нужно уточнить до разработки.
Если просто отправить регламент в ИИ, вы получите гладкий пересказ, но не рабочую модель процесса. Сначала решите, зачем вы делаете приложение: ускорить обработку, перестать терять сроки, сделать статусы видимыми всем, дать руководителю картину «где застряло».
Затем соберите все, что живет рядом с PDF. В регламенте часто нет реальных формулировок полей, шаблонов писем и примеров, а именно из них потом получаются названия полей, подсказки и тексты кнопок.
Минимальный набор, который стоит подготовить заранее:
Отдельно договоритесь о терминах. Если в одном отделе это «заявка», в другом «обращение», а в третьем «тикет», ИИ начнет путаться, и экраны разъедутся по смыслу. Сведите словарь в одну страницу: названия сущностей, этапов, статусов и исполнителей.
Проверьте готовность коротким тестом: сможете ли вы одним предложением сказать, что меняется после запуска? Например: «Заявка на согласование всегда имеет статус, срок и ответственного, а все возвраты на доработку фиксируются с причиной». С такой опорой дальше проще просить ИИ собрать экраны и статусы, в том числе в TakProsto, где чат-формат помогает быстро уточнять детали по ходу.
ИИ лучше работает не с «красивым PDF», а с чистым текстом и понятной структурой. Цель подготовки простая: убрать шум и оставить правила, шаги и данные, чтобы из этого реально можно было собрать приложение.
Сначала извлеките текст по разделам. Копируйте кусками по 1-2 страницы и следите, чтобы не утащить колонтитулы, номера страниц, повторяющиеся шапки, подписи к рисункам и длинные списки сокращений. Таблицы лучше переносить обычными строками в виде «поле - описание - кто заполняет».
Дальше приведите документ к одинаковым блокам. Даже если в исходнике заголовки разные, сведите их к общим ярлыкам: цель, роли, порядок действий, контроль/сроки, исключения. ИИ проще, когда каждый фрагмент начинается с явного заголовка и внутри не смешаны темы.
Отдельно выпишите «артефакты» процесса, то есть то, что станет полями и документами в интерфейсе: формы и их названия, поля (тип, обязательность, подсказка), статусы и кто может их менять, подписи и маршруты согласования, номера и даты, правила именования.
Еще один шаг, который спасает от сюрпризов: соберите 3-5 реальных кейсов. Например: «согласующий в отпуске», «не хватает вложения», «срок просрочен», «вернули на доработку второй раз». Эти случаи лучше хранить отдельным блоком, чтобы потом в TakProsto их можно было превратить в ветвления и дополнительные экраны, а не потерять среди общего текста.
Начинайте не с «как у нас принято», а с момента, когда процесс реально стартует. В регламенте это часто спрятано в формулировках вроде «при поступлении заявки», «по запросу руководителя», «после получения счета». Выпишите триггер одной фразой и сразу добавьте инициатора: кто именно запускает цепочку и в каком виде приходит запрос.
Дальше разберите процесс на шаги и держите единый формат: действие - исполнитель - результат. Так вы уберете лишние слова и увидите, где действительно происходят изменения.
Для каждого шага достаточно четырех коротких полей:
Пример: «Проверить комплектность - специалист отдела - заявка + вложения - статус “На проверке” и список замечаний». Если шагов получается больше 12-15, проверьте: возможно, вы записали внутренние рассуждения вместо действий или смешали основной поток с исключениями.
Отдельно зафиксируйте выход процесса: что считается завершением и где это видно. Это может быть конечный статус («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено»), документ («подписанный приказ»), запись в системе («создан договор») или уведомление («инициатор получил решение»). Важно указать место фиксации: в карточке заявки, в реестре, в письме, в журнале.
Когда шаги описаны так, их проще превратить в экраны: каждому действию соответствует экран или блок на экране, входы становятся полями и вложениями, а результат - статусами и кнопками.
Регламент почти всегда описывает «идеальный» путь, а реальная жизнь ломает его исключениями. Если их не собрать заранее, приложение получится красивым, но бесполезным: пользователь упрется в ситуацию, для которой нет кнопки и статуса.
Начните с охоты на все «если» и слова-маркеры: «в случае», «при отсутствии», «если не предоставлено», «при просрочке», «отказать», «вернуть на доработку». Записывайте не только событие, но и продолжение: какой статус ставим, кто получает задачу, что должно быть приложено.
Полезно сразу отметить исключения по ролям. Один и тот же шаг может быть обязателен для исполнителя, но пропускается руководителем или администратором. Укажите причину обхода, чтобы потом не появилось «магическое» право.
Сделайте таблицу из четырех колонок: «условие», «кто принимает решение», «что меняется (статус, поля)», «что блокируется дальше». Заполните ее по регламенту и по вопросам к владельцу процесса.
Чтобы не утонуть в деталях, держите исключения в пределах 5 самых важных групп:
Если исключение встречается раз в квартал, решите: делаем отдельный сценарий или просто фиксируем как комментарий к шагу. Критерий простой: если редкий случай меняет ответственность или деньги, лучше выделить отдельный путь со статусом.
Пример: «Согласование договора». Если юрист возвращает на доработку, статус становится «На доработке», блокируется финальное согласование, а автор обязан добавить файл и комментарий. Если просрочил ответ руководитель, статус не меняется, но уходит уведомление и появляется кнопка «Эскалировать» для секретаря. Это разные ветки, и их стоит описать до того, как просить ИИ собрать экраны.
Когда шаги процесса уже выписаны, переведите их в две вещи: статусы (что сейчас происходит с объектом) и экраны (где пользователь это видит и что может сделать). Это дает основу для прототипа и снижает спорные трактовки.
Сначала составьте список статусов, обычно хватает 6-12. Делайте названия короткими и человеческими: «Черновик», «На проверке», «На согласовании», «Возвращено», «Одобрено», «Отклонено», «Закрыто». Избегайте канцелярита и статусов-дублей.
Затем соберите таблицу «статус - кто видит - какие действия доступны». На этом шаге быстро всплывают пробелы: кто может вернуть на доработку, кто имеет право редактировать поля, в каком статусе разрешены вложения.
Пример для заявки:
Теперь набросайте набор экранов. Почти всегда он похож: список заявок (фильтры по статусам), создание (минимальный набор полей), карточка заявки (данные и действия), экран согласования (кнопки решения и поле комментария), история (лента действий). Если процесс сложный, добавьте отдельный экран «Настройки маршрута» или «Участники согласования».
Не забудьте о событиях, без которых приложение ощущается «пустым»: комментарии, вложения, уведомления и фиксация смены статуса в истории. Например, при переходе «На согласовании -> Возвращено» важно хранить причину и автора возврата, чтобы разбирать спорные случаи.
Чтобы ИИ собрал экраны, ему нужен не «регламент целиком», а понятная выжимка: цель процесса, шаги, исключения, роли и что считается результатом. Тогда вместо общих советов вы получите список экранов и конкретные поля.
Рабочий сценарий обычно такой:
Ниже шаблон, который хорошо работает, когда вы делаете приложение из регламента и хотите быстро получить прототип.
Ты бизнес-аналитик и UX-дизайнер.
Цель процесса: <1-2 предложения>.
Результат: <что должно быть на выходе>.
Роли: <перечень ролей>.
Шаги процесса (единый формат):
1. <шаг> | вход: <данные/событие> | действие: <что делает роль> | выход: <что меняется>
2. ...
Исключения и ветвления:
A) Если <условие>, то <что происходит>.
B) Если <условие>, то <что происходит>.
Собери:
- Список экранов (название и цель каждого).
- Для каждого экрана: поля (тип, обязательность), кнопки, правила видимости, проверки.
- Статусы объекта и переходы между ними.
- Права доступа по ролям.
- Тексты ошибок и подсказок.
- 10 уточняющих вопросов, без которых нельзя уверенно запускать разработку.
Выводи структурировано, без воды.
Если планируете собирать это в TakProsto, добавьте просьбу сразу описать сущности (например, «Заявка», «Комментарий», «Вложение») и события для уведомлений. Это ускоряет переход от описания к работающему прототипу.
Перед тем как «собирать» экраны, быстро проверьте логику с владельцем процесса. Цель простая: человек должен пройти путь от начала до конца без чтения регламента и не споткнуться о исключения, права и данные.
Хороший тест: дайте бизнесу черновой сценарий в 5-10 шагов (статус -> действие -> следующий статус) и попросите пройти его вслух. Если на втором шаге звучит «а дальше мы обычно пишем в чат» или «это зависит», значит, в модели процесса не хватает явного действия, статуса или правила.
Сначала проверьте полноту. У каждого исключения из регламента должно быть место в приложении: статус (например, «На доработке»), действие («Вернуть на доработку») или причина/комментарий. Если исключение не меняет статус, но меняет правила (например, «в срочных случаях можно без подписи»), это тоже нужно зафиксировать как условие.
Потом проверьте права. Частая ошибка в прототипах: действие доступно «не тем людям». Простой способ - для каждого статуса назвать роли и разрешенные действия. Если роль не может объяснить, почему у нее есть кнопка, кнопку лучше убрать.
Дальше проверьте данные. У каждого поля должен быть источник и формат: кто вводит, откуда берется (вручную, из справочника, подтягивается из заявки), и как проверяется (маска телефона, обязательность, допустимые значения). Поля без владельца почти всегда превращаются в мусор в базе.
После такой проверки обычно остается короткий список правок: добавить 1-2 статуса, уточнить роли, выкинуть лишние поля и зафиксировать 2-3 условия. С этим уже можно уверенно просить ИИ собрать экраны под процесс.
Частая ловушка - пытаться сделать идеальную систему с первого раза. Регламент нередко описывает и редкие случаи, и «перестраховки», и ручные обходы. Если все это сразу тащить в интерфейс, получится перегруженный процесс и пользователи, которые будут искать кнопку «как раньше, по телефону».
Исключения важны, но стартовать лучше с основного маршрута. Иначе вы потратите время на ветку, которая случается раз в квартал, а базовый сценарий останется неудобным.
Когда на одном экране одновременно «создают заявку», «исполняют» и «согласуют», начинается путаница: кто должен нажимать кнопку, какие поля заполнять, что видно кому. Разделяйте по ролям и по моменту процесса. Даже если это один и тот же человек в маленькой компании, логика ролей помогает.
Вот короткая памятка, что обычно ломает UX:
Регламент любит детализацию, но пользователю важнее понимать, что происходит сейчас и что будет дальше. Если статусов больше 7-9, их перестают различать. Оставьте «пользовательские» статусы, а внутренние шаги перенесите в историю.
В реальной работе всегда возникает вопрос «кто вернул на доработку и почему». Если история не хранится, процесс превращается в спор. Сразу решите, где лежат комментарии, причины отказа и правки полей.
Люди спотыкаются о мелочи: формат номера, обязательность поля, дедлайн. Хорошие подсказки и понятные ошибки снижают число вопросов в чат и ускоряют принятие прототипа, в том числе если вы собираете его в TakProsto.
Перед сборкой прототипа договоритесь о базовых вещах. Иначе вы быстро получите красивые экраны, которые не проходят реальную проверку: неясно, кто что может делать, где документы и что происходит при отказе.
Держите короткое, однозначное описание процесса в рабочем виде. Лучше 1-2 страницы текста плюс пара таблиц, чем весь регламент целиком.
После этого подготовьте три сценария для теста. Например: обычное согласование без замечаний, возврат на доработку с повторной отправкой, отказ с фиксацией причины.
Если вы собираете прототип в TakProsto, эти материалы удобно сразу превратить в запрос к ИИ: роли станут правами действий, статусы - переходами, а список экранов и полей ляжет в основу интерфейса и логики.
Представьте простой процесс: сотрудник просит возместить расход на командировку. Он создает заявку, руководитель ее согласует, а бухгалтерия проверяет документы и лимиты. Это пример, когда из текста регламента можно быстро собрать понятные экраны и статусы.
Начинается все с экрана создания заявки: сумма, назначение, статья расходов, проект (если нужно), дата, файлы. После сохранения пользователь попадает в карточку заявки, где видно текущий статус, вложения и комментарии.
Дальше экран согласования для руководителя: он видит выжимку (сумма, цель, документы) и выбирает действие. Если все ок, нажимает «Согласовать» и, при необходимости, оставляет комментарий. Если что-то не так, выбирает «Вернуть на правки» и пишет, что исправить.
Исключения лучше сразу заложить как причины возврата или блокировки:
Экран возврата на правки для сотрудника должен быть простым: что именно не так, кто вернул, какие поля исправить, какие файлы приложить. После правок заявка снова уходит на согласование по тому же маршруту.
Отдельно продумайте историю действий. В ней важно хранить: кто и когда создал, кто согласовал или вернул, какой был статус до и после, и комментарий к решению. Тогда споры «почему отклонили» решаются за минуту.
Успешный финал выглядит так: статус «Оплачено» или «Закрыто», сформированный документ (например, акт или платежная заявка), и уведомление сотруднику. Такой сценарий удобно быстро проверить в TakProsto, чтобы бизнес увидел процесс в живых экранах, а не в абзацах PDF.
Когда у вас уже есть схема процесса (шаги, ветвления, исключения и роли), пора превращать это в прототип. Не пытайтесь сразу сделать «идеально»: сначала каркас, потом уточнения. Так быстрее появляется обратная связь и становится видно, где регламент расходится с реальной работой.
Начните в TakProsto с planning mode. В этом режиме удобно зафиксировать структуру: какие экраны нужны, какие статусы проходит заявка, какие действия доступны на каждом шаге. Для команды это выглядит как маршрут пользователя, а не как абстрактный текст из PDF.
Дальше двигайтесь короткими итерациями:
Хороший ориентир: если человек из бизнеса может «прожить день» в прототипе и ни разу не спросить, куда нажимать дальше, вы на верном пути.
После согласования решите, как запускаться: оставить хостинг на платформе, подключить свой домен, а если политика компании требует полного контроля, выгрузить исходники. В этот момент «приложение из регламента» перестает быть идеей и становится рабочим инструментом, который можно внедрять поэтапно, не ломая текущие процессы.
Начните с одного главного объекта, вокруг которого крутится процесс: чаще всего это «Заявка». Затем определите 6–12 понятных статусов и нарисуйте базовый набор экранов: список, создание, карточка, согласование, история. Дальше добавляйте исключения и права, а не наоборот.
Статус должен отвечать на вопрос «что сейчас происходит с объектом», а не описывать внутренние мысли исполнителя. Делайте названия короткими и различимыми: «Черновик», «На согласовании», «Возвращено», «Одобрено», «Отклонено», «Закрыто». Если два статуса звучат почти одинаково, объединяйте и переносите детали в историю действий.
Фиксируйте роли как типы пользователей: инициатор, согласующий, контролер, бухгалтерия, администратор. Для каждого статуса ответьте: кто видит заявку, кто может менять поля, кто может менять статус, кто только комментирует. Если роль не может объяснить, зачем ей кнопка, кнопку лучше убрать.
Достаточно минимума, который превращается в поля и проверки: кто запускает процесс, какие данные вводятся на старте, какие вложения обязательны, какие сроки критичны, чем процесс заканчивается. Если в регламенте этого нет, возьмите 3–5 реальных примеров заявок и выпишите из них поля человеческими словами. Это быстрее и точнее, чем пытаться угадать по формулировкам PDF.
Перенесите текст в чистый вид и режьте по разделам: цель, роли, порядок действий, сроки и контроль, исключения. Уберите колонтитулы, номера страниц и повторяющиеся заголовки, чтобы не смешивать смысл с шумом. Таблицы удобнее переписать как «поле — описание — кто заполняет», тогда из них сразу получаются поля формы.
Соберите все «если» в отдельный блок: условие, кто решает, что меняется, что блокируется дальше. Для каждого исключения заранее определите, будет ли это отдельный статус и действие, или достаточно комментария в истории. Если исключение влияет на ответственность или деньги, почти всегда нужен отдельный путь со статусом.
Обычно это признак того, что вы превратили внутренние шаги в пользовательские статусы. Оставьте статусы, которые важны пользователю для ориентации, а подробности фиксируйте в истории действий и комментариях. Практичный ориентир: если люди не могут быстро объяснить разницу между соседними статусами, их слишком много.
Дайте ИИ структурированную выжимку: цель, результат, роли, шаги в формате «действие — исполнитель — вход — выход», плюс список исключений. Затем попросите конкретику по каждому экрану: поля с типами и обязательностью, кнопки, проверки, правила видимости и тексты ошибок. В конце обязательно попросите список уточняющих вопросов, чтобы закрыть пробелы до разработки.
Прогоните с владельцем процесса 1–3 сценария вслух: обычный маршрут, возврат на доработку, отказ. Смотрите, где звучит «а дальше мы пишем в чат» или «это зависит» — там не хватает статуса, действия или правила. В финале проверьте три вещи: полноту исключений, корректные права по ролям и источники данных у каждого поля.
Используйте planning mode, чтобы сначала зафиксировать структуру экранов, статусов и действий, а уже потом углубляться в детали. Делайте короткие итерации и сохраняйте снимки, чтобы безопасно откатываться после правок. Когда логика устроила бизнес, решите, как запускать: хостинг на платформе, свой домен или экспорт исходников, если нужен полный контроль.