Практичный план, как сделать веб-приложение для агентства праздников: библиотека сценариев, учет реквизита, версии и согласование правок с клиентом.
Обычно все развивается одинаково: агентство растет, проектов становится больше, а информация по каждому событию расползается по папкам, чатам и личным заметкам. Сценарии живут в нескольких версиях, реквизит отмечен «где-то в таблице», а ключевые решения по правкам остаются в переписке, которую потом не найти.
Самый заметный симптом - хаос в файлах. Один и тот же сценарий может называться «Корпоратив_финал», «Корпоратив_финал2» и «Корпоратив_точнофинал». При этом никто не уверен, какой документ ушел клиенту и какой вариант взял ведущий на площадку.
Вторая боль - правки по мессенджерам. Клиент пишет «давайте короче интерактив и без шутки про бухгалтерию», менеджер пересылает сценаристу, сценарист вносит изменения, а координатор накануне события открывает старую версию. Ошибка возникает не потому, что кто-то плохо работает, а потому что нет простого места, где видно: что поменяли, кто согласовал, какая версия актуальная.
Третья проблема проявляется на складе и на выездах: реквизит теряется, наборы собираются заново, а одни и те же вещи бронируются сразу на две даты. В итоге вы либо перепокупаете, либо в последний момент заменяете задуманный элемент чем-то похожим.
Если сформулировать цель, то чаще всего нужно веб-приложение для агентства праздников, которое дает три опоры: библиотеку шаблонов сценариев с быстрым поиском, понятный учет реквизита и прозрачное согласование правок по версиям.
Сразу определите, кто будет пользоваться системой. Обычно это менеджер (фиксирует договоренности), сценарист (собирает тексты и блоки), координатор (готовит выезд и наборы реквизита) и клиент (смотрит и утверждает изменения).
При переносе процессов в систему лучше не ломать привычный ход работы. Начните с того, что команда и так делает каждый день: хранение шаблонов, отметка статуса согласования и простой список реквизита с ответственным и датой. Клиенту достаточно показать утверждение версии и комментарии, а внутренняя «кухня» (черновики, заметки ведущего, альтернативные блоки) может оставаться внутри команды.
Чтобы система действительно помогала, она должна закрывать повторяющиеся задачи: быстро собрать сценарий, не потерять реквизит, зафиксировать правки и понимать, что еще не готово.
Начинать удобно с нескольких базовых модулей. Их можно вводить поэтапно, но заранее договоритесь о единой логике названий, статусов и ответственных.
Представьте: клиент просит «сделать больше интерактива» за три дня до корпоратива. Менеджер открывает проект, создает новую версию сценария на базе шаблона, добавляет комментарий и отправляет на согласование. Параллельно координатор видит, что для новой активности нужен дополнительный реквизит, и бронирует его из каталога.
Библиотека нужна, чтобы вы не начинали каждый праздник с чистого листа. Удобнее, когда сценарий хранится не как один длинный документ, а как набор блоков, которые легко переставлять и заменять. Тогда система работает как конструктор: вы быстро собираете вариант под конкретного клиента и команду.
Базовая структура может быть простой: вступление, разогрев, 2-4 активности, тосты или поздравления, финал. Каждый блок храните отдельной карточкой: текст, тайминг, подсказки для ведущего.
Чтобы шаблоны реально переиспользовались, им нужны понятные поля. Часто достаточно:
Дальше добавляйте то, что важно именно вам: язык, тематика, число гостей, наличие сцены, микрофона, экрана.
Сильно ускоряет работу библиотека коротких вставок: поздравления, правила конкурсов, тексты объявления призов, фразы-переходы. Тогда при сборке сценария вы не вспоминаете формулировки, а выбираете готовые варианты и подставляете имена, дату, компанию.
Чтобы не утонуть в сотнях карточек, используйте метки и фильтры. Обычно хватает 6-10 тегов (детский, корпоратив, свадьба, день рождения, улица, помещение). Дополнительно полезен тег по стилю: интеллигентно, громко, семейно.
Поиск должен работать не только по названию, но и по фразам внутри текста и по тегам. Простой пример: клиент просит «без конкурсов с телесным контактом» и «короткие тосты». По ключевым словам вы находите подходящие блоки и собираете новый сценарий из уже проверенных частей.
Путаница с реквизитом начинается не из-за количества вещей, а из-за отсутствия единого правила: где смотреть «правду» и кто ее обновляет. В приложении это решается простой структурой: у каждого предмета есть карточка, у каждого набора - состав и понятная проверка комплектности.
Карточка должна быть короткой, но полной. Тогда менеджер не будет писать в общий чат: «Где у нас гирлянда и в каком она состоянии?»
Минимум, который стоит держать в карточке:
Статусы лучше делать взаимоисключающими. Если вещь «на выезде», она не должна одновременно числиться «в ремонте». Исправность удобнее фиксировать отдельным полем: например, датой последней проверки и отметкой «исправен/есть дефект».
Набор (например, «Неоновая фотозона») хранит состав: что входит, сколько единиц, и что чаще всего забывают вернуть (удлинитель, переходник, батарейки, клипсы). После мероприятия удобно закрывать выдачу по набору короткой отметкой «все на месте» или списком потерь.
Чтобы избежать накладок, реквизит бронируют под дату и конкретное мероприятие. Бронирование работает лучше, когда оно не «на всякий случай», а связано с заказом.
Типовой процесс выглядит так: менеджер выбирает дату и проект, система сразу показывает конфликты, в день монтажа реквизит получает статус «на выезде», а при возврате фиксируются поломки и недостача. Если чего-то не хватает, создается задача докупить или заменить.
Отдельно экономит время привязка реквизита к сценарным блокам. Например, к блоку «вынос торта» добавляются «колонка», «холодный фонтан», «скатерть», и при сборке проекта система подсвечивает, что из нужного уже занято на другую дату.
Когда сценарии правят в переписках, голосовых и отдельных файлах, теряется главное: что сейчас считается актуальным и почему. Простая модель версий решает это без сложных систем.
У сценария должен быть один текущий статус, который видят менеджер, автор и продакшн. Обычно хватает:
Важно, чтобы статус менялся по действию. Отправили клиенту - сменили статус. Получили комментарии - вернулись в «Правки».
Версия - это снимок сценария в конкретный момент: текст, тайминг, состав участников, ключевой реквизит и важные параметры. Это не «переписка», а фиксированная точка, к которой можно вернуться.
Клиенту удобнее оставлять комментарии по месту: к конкретному блоку («Встреча гостей», «Конкурс 2», «Финал»). Тогда автор видит контекст, а менеджер понимает, что именно обсуждают.
Для спокойствия добавьте сравнение версий. Часто достаточно простого списка изменений: «заменили конкурс», «сократили тайминг на 10 минут», «убрали пиротехнику». Через неделю это снимает вопросы в духе «почему тут так».
Роли и права тоже лучше задать сразу:
В MVP важнее не «все функции сразу», а понятный путь: от проекта клиента до согласованного сценария и списка реквизита.
Сначала зафиксируйте роли и экраны. Часто хватает 5-7: список проектов, карточка проекта, библиотека шаблонов, редактор сценария, каталог реквизита, бронь (хотя бы упрощенная), экран согласования.
Дальше опишите структуру данных без усложнений: сценарий состоит из блоков, реквизит хранится карточками, проект связывает клиента, даты, выбранный шаблон и нужные позиции.
Удобный порядок работ:
Пример: менеджер создает проект «Корпоратив на 50 человек», выбирает шаблон «Новогодний вечер», меняет 2 блока и сразу видит, какой реквизит нужен по умолчанию и чего не хватает.
На второй неделе доведите процесс до состояния «можно работать каждый день». Для согласования важны правила, а не идеальный интерфейс: каждая отправка клиенту создает новую версию, а правки фиксируются комментариями к блокам или заметками к версии. Тогда всегда можно открыть «что было вчера» и не спорить по памяти.
Добавьте уведомления внутри интерфейса и журнал действий. Уведомления нужны менеджеру (клиент вернул правки, реквизит забронирован) и координатору (пересечение брони по датам). Журнал действий должен отвечать на три вопроса: кто изменил, что изменил, когда.
К концу 1-2 недель у вас должно получиться:
Самая частая проблема не в том, что «чего-то не хватает», а в том, что лишнее добавили слишком рано. Чем больше полей и возможностей, тем быстрее команда перестает заполнять карточки. Данные теряют смысл, и люди возвращаются к чатам и таблицам.
Первая дорогая ошибка - карточка проекта на 50 полей. В первый день это кажется удобным, а через неделю менеджер пишет «потом заполню» и не заполняет. Начинайте с короткой карточки: дата, клиент, формат, площадка, ответственный, выбранная версия сценария и список реквизита.
Вторая ошибка - не зафиксировать статусы. Когда статусов нет, никто не понимает, что уже согласовано, а что еще можно менять. Минимальный набор обычно спасает нервы: черновик, отправлено клиенту, правки, согласовано, в работе.
Третья ошибка - хранить правки только в чате. Потом сложно найти, какая версия была «той самой», почему поменяли блок, кто подтвердил замену реквизита. Простое правило: любая правка, которая влияет на тайминг, бюджет или реквизит, должна попадать в версию сценария с датой и автором.
Четвертая ошибка - не учитывать бронь реквизита по датам. Пересечения проектов случаются постоянно, особенно если есть один «набор для ведущего» или пара одинаковых приборов. Даже в MVP важно фиксировать: что забронировано, на какую дату и в каком статусе.
Пятая ошибка - смешать шаблоны и реальные проекты. Шаблон - это чистый эталон, проект - живая история с правками и фактом. Простые правила помогают не запутаться:
Перед тем как отдавать систему команде, проверьте не «красоту интерфейса», а то, насколько быстро она отвечает на ежедневные вопросы: что берем на площадку, какой сценарий актуален, где застряли правки клиента.
Откройте базу сценариев и попробуйте найти шаблон так, как это делает менеджер в спешке: по паре слов из названия, по типу события, по возрасту гостей, по локации. Если нужный вариант находится за 20-30 секунд, вы уже экономите часы каждую неделю.
Возьмите один сценарий и проиграйте цепочку: подготовили черновик, отправили клиенту, получили комментарии, внесли изменения, отправили снова. В карточке должно быть ясно, какая редакция ушла клиенту, что сейчас в работе и что уже согласовано.
Быстрый тест на готовность:
Отдельно проверьте «выходной документ» для площадки: печать плана или экспорт должны давать понятный лист для ведущего и техников (тайминг, контакты, реквизит, кто за что отвечает).
Заказ: корпоратив на 60 человек, длительность 2 часа. Клиент просит больше интерактива и хочет заранее увидеть план по минутам. На таких задачах система быстро окупается: все держится на версиях и нормальном учете реквизита.
Менеджер заводит проект и фиксирует базовые параметры: дата, площадка, формат, состав команды, бюджетные рамки. Дальше выбирает шаблон из библиотеки и подстраивает блоки под компанию: больше командных активностей, меньше торжественной части.
Сценарист делает первую версию V1. Она разбита на блоки (приветствие, разогрев, 2 интерактива, пауза, финал), у каждого есть тайминг, цель и текст ведущего. V1 уходит клиенту на согласование в рамках проекта.
Клиент оставляет комментарии: убрать одну игру, добавить упоминание ценностей компании, поменять музыку для выхода, уточнить призы, добавить фотозону. Команда отвечает на каждый пункт: где правку принимают, где задают уточняющий вопрос, где предлагают альтернативу. Появляется V2, а V1 остается в истории, чтобы можно было сравнить и быстро понять, что именно менялось.
Параллельно координатор открывает учет реквизита. Он видит, что для фотозоны нужен набор (стойки, фон, свет, таблички), а для одной игры - 8 комплектов карточек и таймер. При бронировании всплывает проблема: один прожектор числится «в ремонте», и его нельзя назначить на эту дату.
Перед выездом команда печатает план, где в одном месте собраны тайминг по блокам и ответственные, список реквизита по наборам и статусам, финальная версия текста для ведущего, контакты площадки и заметки по рискам.
После мероприятия координатор закрывает проект: отмечает, что сломалось (например, треснула стойка) и что закончилось (скотч, батарейки). Эти пометки уходят в карточки реквизита, и к следующему выезду меньше сюрпризов.
Чтобы не переделывать все через неделю, начните с простого: выпишите сущности и статусы. Обычно хватает 5-7 полей на объект. Например: «Сценарий» (название, формат, длительность, блоки, версия, статус), «Реквизит» (название, категория, количество, состояние, место хранения), «Проект» (клиент, дата, площадка, ответственный, бюджет).
Дальше держите фокус на MVP, который закрывает ежедневную работу. В большинстве агентств достаточно пяти модулей: шаблоны и проекты, каталог реквизита и наборов, версии сценариев, согласование с клиентом, уведомления и история действий.
Если вы хотите собрать прототип быстро, это можно сделать на TakProsto (takprosto.ai): вы описываете в чате экраны и правила (статусы, роли, что считается «версией»), а затем постепенно уточняете поля карточек и логику бронирования. На практике удобнее начинать с минимального интерфейса и рабочих статусов, а красоту наводить позже, когда процесс в команде устоится.
Чтобы правки были безопасными, сначала меняйте модель данных и логику в режиме планирования, а заметные изменения фиксируйте снимками с возможностью отката. Когда все заработает стабильно, можно подключить развертывание и хостинг, настроить свой домен и при необходимости выгрузить исходники.
Начните с одного «источника правды»: проект с датой и ответственным, выбранная версия сценария и привязанный реквизит. Если эти три вещи в одном месте, хаос в файлах и чатах резко падает даже без сложных функций.
Минимум, который дает эффект: библиотека шаблонов (лучше блоками), проекты по клиентам, каталог реквизита с простым бронированием по датам, версии сценариев со статусами согласования и экран контроля подготовки. Все остальное можно добавлять позже, когда команда начнет регулярно заполнять базовые карточки.
Обычно хватает четырех ролей: менеджер фиксирует договоренности и отправляет на согласование, сценарист редактирует блоки и создает версии, координатор ведет реквизит и выдачи, клиент комментирует и подтверждает. Важно, чтобы у клиента не было доступа к черновикам и внутренним заметкам — только к тем версиям, которые вы отправили.
Версия — это зафиксированный снимок сценария на момент отправки: текст, тайминг и ключевые параметры. Хорошее правило: каждое отправление клиенту автоматически создает новую версию, а правки клиента остаются привязанными к конкретной версии, чтобы потом было видно, что именно обсуждали.
Сделайте один текущий статус, который видят все, и меняйте его только действиями: отправили клиенту — статус «Отправлено», получили комментарии — «Правки», подтвердили — «Согласовано». Так команда перестает спорить «какой файл актуальный», потому что актуальность определяется статусом и последней версией в проекте.
Добавьте бронирование реквизита под конкретный проект и дату, а система должна показывать конфликты при выборе. Важно разделять «состояние предмета» (исправен или с дефектом) и «статус» (на складе, на выезде, в ремонте), тогда не будет ситуаций, когда вещь одновременно «выдана» и «в ремонте».
Держите две сущности отдельно: «предмет» и «набор». В наборе хранится состав и типичные потери, а выдача и возврат закрываются по набору, чтобы мелочи не растворялись. Если после события что-то не вернулось или сломалось, фиксируйте это сразу в карточке — иначе к следующему выезду вы снова узнаете об этом в последний момент.
Делайте сценарий конструктором из блоков: так вы быстрее собираете варианты под клиента и проще принимаете точечные комментарии. Для поиска достаточно тегов, фильтров и поиска по тексту внутри блока, чтобы находить нужные формулировки и ограничения, например «без телесного контакта» или «короткие тосты».
Минимальная польза появляется, когда можно распечатать или выгрузить понятный план: тайминг по блокам, финальный текст ведущего, список реквизита и контакты площадки. Важно, чтобы этот «выходной документ» всегда строился из согласованной версии, иначе вы снова получите разные бумаги у разных людей.
Обычно реально уложиться, если не перегружать карточки и сразу договориться о статусах и версиях. На TakProsto можно описать экраны и правила в чате, собрать рабочий прототип, а затем уточнять поля и логику в режиме планирования и фиксировать изменения снимками с возможностью отката, чтобы команда не теряла стабильный процесс.
