Веб-приложение для кейтеринга: как задать шаблоны меню, считать порции, собрать смету и план закупок с AI и вести возврат инвентаря.
Хаос обычно начинается не на кухне, а в коммуникациях. Меню обсуждают в мессенджере, смету правят в таблице, закупки ведут в заметках, а инвентарь отмечают на бумаге. В итоге одно изменение (например, +15 гостей) расползается по разным файлам, и кто-то обязательно работает по старой версии.
Ошибки чаще всего появляются в трех местах: версии документов (какая смета последняя), пересчет порций (особенно для наборов и сетов) и инвентарь (что уехало, что вернулось, что сломали). Поэтому первое, что стоит автоматизировать, это единый заказ, к которому привязано все остальное.
Хорошее веб-приложение для кейтеринга закрывает цепочку целиком: от меню и правил порций до сметы, плана закупок и учета склада с возвратом. Но запускать все сразу не нужно. Начните с ядра, где больше всего ручных пересчетов и споров.
Обычно в системе работают разные роли, и у каждой своя «точка правды»:
Чтобы перестать пересчитывать вручную, по каждому заказу храните минимум данных в одном месте. Тогда любые правки пересобираются автоматически и понятно:
Если делаете прототип быстро, удобно собрать это в TakProsto: задаете поля заказа и статусы, а затем добавляете модули по очереди. Сначала меню и порции, затем смета и закупки, и только после этого отдельный блок возврата инвентаря.
Если данные смешаны, любое веб-приложение для кейтеринга быстро превращается в таблицу на 20 вкладок. Порядок начинается не с интерфейса, а с простых сущностей и аккуратных справочников.
Думайте о заказе как о папке, а о мероприятии - как о конкретном событии внутри этой папки (дата, площадка, тайминг, контакт). Дальше раскладывайте так, чтобы можно было считать порции, закупки и возвраты без ручных правок.
Чаще всего хватает такой схемы:
Чтобы не путаться в количестве, заранее договоритесь об единицах: штуки, граммы, литры, упаковки. Важно хранить базовую единицу для расчетов (например, граммы) и коэффициент для упаковки (например, 1 упаковка = 1000 г). Тогда «5 кг» и «5 упаковок по 1 кг» не будут жить в разных мирах.
Справочники держат систему «в форме»: ингредиенты, поставщики, складские остатки, типы инвентаря (термосы, гастроемкости, стойки). Они меняются редко, зато на них опираются все расчеты.
Статусы лучше оставить минимальными, чтобы команда ими реально пользовалась:
Пример: корпоратив на 80 гостей. Менеджер меняет число гостей - позиции меню пересчитываются через рецепты, закупки обновляются по складу, а инвентарь фиксируется выдачей и закрывается только после возврата по списку. На TakProsto это удобно собрать модульно в одном проекте, чтобы позже подключить AI-расчеты без переделки базы.
Шаблон меню в веб-приложении для кейтеринга лучше делать как конструктор, а не как один длинный список блюд. Тогда вы меняете одну часть (например, напитки) и не рискуете сломать расчет и закупки.
Начните с понятной структуры разделов: фуршет, салаты, горячее, гарниры, десерты, напитки, допы (лед, соусы, хлеб). Разделы нужны не «для красоты», а чтобы блюдам проще назначать нормы, посуду, инвентарь и правила округления.
Чтобы шаблон жил долго, отделяйте «позицию меню» от «варианта». Одна и та же позиция (например, «Курица терияки») может иметь варианты эконом/стандарт/премиум, которые отличаются рецептом, нормой на порцию и себестоимостью. Еще важнее предусмотреть замены: если нет лосося, вы меняете вариант или ингредиент, а не переписываете меню и не пересчитываете все руками.
Фиксация состава - это страховка от правок в последний момент и основа для сметы. Минимальный набор полей обычно такой:
Метки аллергенов и диеты не должны быть просто «комментарием менеджера». Сделайте их отдельными полями, чтобы они автоматически попадали в листы для кухни, в список закупок и в табличку для официантов.
Пример: корпоратив на 80 человек. В шаблоне есть раздел «Фуршет», в нем позиция «Канапе». Вариант стандарт включает сыр и ветчину, а для 6 гостей вы выбираете замену на «без лактозы». Меняется только вариант для части порций, а структура заказа, расчеты и смета остаются целыми.
Чтобы калькуляция не превращалась в спор на кухне, зафиксируйте простое правило: у каждого блюда есть норма на человека и понятный запас. Тогда веб-приложение для кейтеринга считает одинаково для всех, а менеджер видит, откуда взялась цифра.
Базовая формула: количество гостей x норма на человека + запас. Запас нужен не всегда одинаковый. Для порционных блюд (котлета, эклер) обычно хватает небольшого процента, а для гарниров и напитков запас полезнее, потому что люди берут по-разному.
Коэффициенты удобны тем, что их можно хранить как настройки и не пересчитывать вручную каждый заказ. Чаще всего нужны такие поправки:
Пример: 60 гостей, норма салата 120 г. Базово это 7,2 кг. Если это фуршет и вы ставите коэффициент 1,1 и запас 5%, получится 7,2 x 1,1 = 7,92 кг, затем +5% = 8,32 кг.
Округляйте не до красивых чисел, а до кратности поставщика. Если булочки идут в коробке по 12 штук, а расчет дал 62, ставьте 72. В приложении полезно хранить для каждого товара: единицу учета, размер упаковки и правило округления (вверх до упаковки).
Потери и выход учитывайте одной строкой, без сложной математики: задайте процент отходов или коэффициент выхода. Например, для очищенных овощей фиксируйте «выход 0,85», а для мяса - «усушка 0,9». Тогда система будет считать закупку по сырью, а в меню и на выдаче показывать готовый вес.
Смета в кейтеринге ломается не из-за математики, а из-за пропусков. Правило простое: каждая сумма должна быть привязана к строке, а каждая строка - к причине. Тогда вы быстро объясните цену клиенту и увидите, где утекает маржа.
Начните с понятной структуры себестоимости. Обычно она складывается из продуктов (ингредиенты по блюдам), расходников (упаковка, салфетки, одноразовая посуда), труда (кухня, сервис, менеджер, ночные смены), логистики (доставка, погрузка-разгрузка, парковка) и аренды или амортизации инвентаря (гастроемкости, термобоксы, стойки).
Дальше разложите смету на строки так, чтобы вы могли детализировать, но не утонуть. Практичный вариант: верхний уровень - блюдо, услуга или логистика; внутри блюда - ингредиенты; отдельными строками - расходники и аренда. Тогда при замене одного блюда пересчитывается только его блок, а не весь документ.
Цены лучше хранить не одним полем, а как выбранный источник. Для ингредиентов обычно хватает трех режимов: фиксированная цена (редкие позиции), цена по прайсу поставщика (если вы его обновляете) и средняя по последним закупкам (честный вариант при скачках цен). Для работы людей и доставки удобнее фикс за смену, час или рейс.
Чтобы не спорить с клиентом и командой, ведите версии сметы: черновик до согласования и зафиксированную после. В версии сохраняйте даты, автора, комментарий и список изменений (например, +20 порций, замена рыбы, добавлена аренда термобоксов). Это помогает быстро увидеть, почему итог стал другим, и не потерять детали при правках.
Чтобы AI выдал полезную смету, ему нужны точные входные данные. Иначе он начнет угадывать: перепутает единицы, не учтет остатки и заложит лишнее.
Перед запросом соберите минимум:
Дальше попросите не просто «смету», а конкретный набор выходов в одном формате. Например, так (подходит для чата в TakProsto, если вы делаете веб-приложение для кейтеринга и хотите получить расчет прямо в процессе заказа):
Собери:
1) Смету по статьям: продукты, одноразка, аренда/инвентарь, персонал, доставка, запас 3-5%.
2) Закупочный лист: ингредиент, количество, единица, блюда-источники, кратность упаковки.
3) План закупок по поставщикам: что у кого покупать и в какой день.
Входные данные: <вставьте меню, гостей, дату/место, ограничения, остатки, цены и размеры упаковок>.
Выводи в таблицах. Если данных не хватает - задай вопросы.
Проверка результата всегда на человеке. Быстрое правило: пройтись по единицам (кг/г/шт/л), кратности упаковок (коробка 12 шт, пакет 5 кг) и критичным позициям (лед, вода, хлеб, салфетки, газ, перчатки). Если что-то влияет на безопасность или подачу, лучше добавить запас и пометку.
Финальное слово - у менеджера: утвердите итог, зафиксируйте версию сметы перед закупкой (например, снимком), и только потом отправляйте в работу.
Инвентарь в кейтеринге почти всегда живет по своим правилам. Он кочует между заказами, складом и кухней, теряется в багажниках, возвращается частями и в разное время. Поэтому модуль «Инвентарь» лучше делать отдельным: он одинаково полезен для банкетов, фуршетов и выездных кофе-брейков.
Начните с простого справочника: позиции (стол, термос, гастроемкость), наборы (например, «кофе-станция») и комплекты под конкретный формат (например, «фуршет на 50»). Если у вас есть дорогое оборудование, добавьте серийность. Если важнее сроки и состояние, подойдет учет партиями (когда вы знаете: «какие именно 20 стульев» не принципиально, но принципиально, что они из одной закупки).
Дальше определите операции, которые реально происходят каждый день. Обычно хватает такого набора:
Контроль возврата держится на понятном обещании: «что, сколько и когда должно вернуться», плюс один ответственный. Удобно, когда при закрытии заказа система сама показывает ожидаемый возврат и срок, а также подсвечивает просрочку.
Чтобы дисциплина не была «на словах», зафиксируйте минимум данных при возврате:
Пример: на заказ выдали 10 термосов и 4 складных стола. Вернулось 9 термосов, один с трещиной, и 4 стола, но один без крепежа. В карточке возврата это фиксируется одним событием: фото, причина, кто принял, и сразу формируется акт на недостачу и списание.
Такой модуль легко собрать в TakProsto: вы описываете сущности и операции простыми словами, а дальше добавляете экран выдачи, экран возврата и отчет по «долгам» инвентаря.
Первый риск в кейтеринге - пытаться автоматизировать все сразу. Быстрее и дешевле начать с MVP, который закрывает один реальный сценарий, а потом наращивать модули. Так веб-приложение для кейтеринга начинает приносить пользу уже через неделю-две, а не через полгода.
Рабочая последовательность обычно такая:
Если делаете прототип на TakProsto, часто проще начать с чата: описать один заказ и попросить собрать структуру данных и экраны, а затем постепенно добавлять справочники, статусы и отчеты.
Заказ: корпоратив на 80 человек. Формат - фуршет и напитки. Доставка в две точки: офис (70 гостей) и переговорная в соседнем здании (10 гостей). По времени: разгрузка к 17:30, подача с 18:00 до 20:00.
Менеджер создает заказ не с нуля, а из шаблона меню «Фуршет базовый». В шаблоне уже есть позиции и правила: сколько граммов на человека, как считать напитки, какая посуда нужна под каждое блюдо. Дальше включается калькуляция порций с коэффициентом запаса, например 1,1 (плюс 10% на неожиданных гостей и бой).
Правило простое: порция на человека x количество гостей x коэффициент запаса. Например, мини-сэндвичи 2 шт на человека: 2 x 80 x 1,1 = 176 шт. Напитки можно считать отдельно по типу: вода 0,5 л на человека, сок 0,2 л на человека, плюс лед по норме на час.
После расчета вы просите AI собрать смету и план закупок с учетом того, что уже есть на складе.
Собери смету и закупочный лист для заказа на 80 гостей (две точки доставки 70 и 10).
Меню: [список позиций с рассчитанными количествами].
Остатки на складе: [вода 30 л, сок 10 л, хлеб 40 шт].
Укажи: закупки по ингредиентам, упаковку, одноразовую посуду, и отдельной строкой логистику по двум адресам.
Инвентарь ведется отдельным модулем: выдача, перемещение, возврат. Перед выездом кладовщик оформляет выдачу:
После мероприятия по чек-листу фиксируется возврат. Если чего-то нет, сразу видно: что потеряно, где было использовано, кто отвечал. Такой сценарий удобно собрать в TakProsto как рабочий прототип и быстро довести до регламента под вашу команду.
Самая частая проблема: приложение есть, а уверенности нет. Формально все занесли, но на площадке выясняется, что закупили не то, смета «поплыла», а инвентарь пропал. Чтобы веб-приложение для кейтеринга реально помогало, заранее закройте несколько типичных ловушек.
Когда в одном месте продукт в килограммах, в другом в граммах, а где-то «1 упаковка», закупка почти гарантированно будет неверной. Особенно больно на позициях вроде сыра, кофе, одноразовой посуды.
Помогает простое правило: у каждой позиции должна быть базовая единица (например, г или мл), а «упаковка» - это только коэффициент. Тогда 1 упаковка = 250 г, и система сама переведет в нужные числа.
Клиент попросил «чуть больше канапе», менеджер поправил меню, повар увидел старую цифру, бухгалтер - другую. Без версий вы не сможете быстро ответить на вопрос «почему стало дороже» и кто когда внес правку.
Минимальный контроль изменений:
Если считать «как в магазине», на событии не хватит продукта. На практике есть очистка, усушка, брак, остатки. Для каждого блюда нужен понятный коэффициент: из 1 кг сырья получается 0,85 кг готового продукта. Тогда порции считаются честно, а закупка становится прогнозируемой.
Когда термосы, гастроемкости и стойки учитываются «в целом по складу», недостача всплывает через неделю, когда уже поздно искать. Инвентарь должен выдаваться под конкретный заказ и возвращаться отдельной операцией, как мини-модуль с актом возврата и статусами.
AI может собрать смету и план закупок, но легко пропустит критичную мелочь: лед, салфетки, пакеты для отходов, газ для горелки, перчатки. Договоритесь о короткой проверке перед финалом:
Если вы используете TakProsto, удобно закрепить этот чек как шаг процесса (перед «Согласовано»), чтобы система не давала отправить версию клиенту без обязательной проверки.
Если у вас есть веб-приложение для кейтеринга, этот чек-лист лучше хранить прямо в карточке заказа и отмечать по мере готовности. Он короткий, но закрывает места, где чаще всего появляются лишние траты и срывы.
Сверьте меню с форматом события и количеством гостей (включая детей и персонал заказчика). Зафиксируйте коэффициенты: запас по порциям, потери при готовке, сезонные замены. Отметьте аллергены и ограничения (без глютена, халяль, веган), чтобы они попали и в производство, и в закупку.
Дальше проверьте цену по позициям и итог, отдельно оцените маржу. И обязательно уточните, что входит в сервис: посуда, текстиль, лед, доставка, монтаж, официанты. Это часто забывают, а потом докупают в последний момент.
Когда все собрано, попросите AI в системе собрать черновик сметы и плана закупок на основе меню и правил порций, а вам останется проверить спорные позиции.
Проверьте кратность упаковок и сроки: коробки, кеги, мясо, зелень. Если нужно 3,2 кг, решите заранее, как округляете.
Сверьте остатки на складе и укажите разрешенные замены (бренд, жирность, граммовка), чтобы закупщик не гадал. Перед выездом пройдитесь по комплектовке: блюда, расходники, хладоэлементы, газ, удлинители. Назначьте ответственного за каждую коробку.
Зафиксируйте контакты на площадке (кто встречает, где парковка, куда выгружать) и время ключевых точек. После мероприятия закройте модуль возврата инвентаря: что вернулось, что сломано, что ушло в списание. И только потом выпускайте финальную фактуру.
Чтобы сдвинуться с места уже завтра, не пытайтесь сразу охватить весь кейтеринг. Начните с маленького набора повторяемых вещей, которые дают эффект каждый день: меню, порции, смета, закупка и инвентарь.
Первый шаг: зафиксируйте 3-5 шаблонов меню, которые вы реально продаете (например, фуршет 30 человек, банкет 50, кофе-брейк 20). Для каждого шаблона запишите блюда и базовые нормы порций. Параллельно заведите простой справочник инвентаря: что это, единица учета, сколько у вас есть, и где хранится.
Дальше пилотируйте без риска: один тип заказа, один склад, одна команда. Так вы быстрее поймете, какие поля обязательны, где чаще ошибаются, и какие отчеты нужны на выезд.
Чтобы быстро собрать прототип, удобен формат «сделай, как я описал». В TakProsto можно собрать веб-приложение через чат: описываете сущности (заказ, позиции меню, ингредиенты, закупки, инвентарь), экраны (создать заказ, расчет порций, смета, список закупки, выдача и возврат), и правила (округление, наценка, возврат по факту). Затем уточняете шаг за шагом: добавляете статусы, печатные формы, права доступа.
План на первую неделю можно держать коротким:
Про данные подумайте сразу. Для кейтеринга часто важна конфиденциальность: список клиентов, адреса, суммы, договоренности. Выбирайте развертывание и хостинг на российских серверах и модель работы без отправки данных за рубеж.
Если вам важны такие требования, TakProsto (takprosto.ai) можно использовать как основу для прототипа: платформа ориентирована на российский рынок и помогает быстро собрать приложение через чат, а при необходимости выгрузить исходный код и развивать систему дальше своей командой.