Пошаговый план веб‑приложения для контроля сроков договоров: сбор данных, правила уведомлений, мониторинг рисков, роли, интеграции и запуск MVP.
Этот продукт нужен, чтобы договоры перестали «жить в папках» и неожиданно напоминать о себе штрафами, автопролонгациями и срывами поставок. Система должна заранее подсвечивать сроки, условия продления и риск‑события — и помогать быстро принять решение: продлить, изменить, расторгнуть или закрыть обязательства.
Главная боль — просрочки и потеря контроля над условиями. Типовые ситуации:
Цель приложения — превратить календарь сроков и «память сотрудников» в управляемый процесс с понятными правилами напоминаний и ответственными.
Юристы хотят видеть полную картину: срок действия, окна уведомления, особые условия, историю решений и переписку по продлению.
Закупки и менеджеры ожидают простых подсказок: что нужно сделать сейчас, кого подключить, какие документы запросить.
Финансы фокусируются на рисках платежей, лимитах, санкциях и влиянии на бюджет.
Руководство ждёт агрегированную картину: сколько договоров «в красной зоне», какие контрагенты создают наибольший риск, где есть угроза остановки поставок.
Базовый сценарий: система обнаруживает приближение срока (например, 60/30/14 дней), отправляет напоминание ответственному и создаёт задачу. Если реакции нет — эскалирует руководителю или в юридический отдел.
Ключевые исходы, которые продукт должен поддерживать:
Чтобы понять, что система действительно работает, заранее задайте измеримые показатели:
Хорошая модель данных делает реестр договоров понятным и пригодным для автоматических напоминаний: вы не ищете «где в файле написано про пролонгацию», а видите ключевые факты в карточке. Полезно разделять то, что неизменно (реквизиты, стороны) и то, что меняется во времени (статус, версии документов, контрольные даты).
Минимальный набор, который покрывает большинство типов договоров (поставка, услуги, аренда, лицензии и т. п.):
Практика: храните «как в документе» (текстом) и «для логики» (структурировано). Например, поле «уведомление за N дней» — числом, а рядом — выдержка из пункта договора.
Чтобы напоминания работали без ручной настройки для каждого случая, в модели должны быть:
Удобный подход — хранить даты как отдельные записи «Событие договора» с типом события и датой: так вы добавляете новые виды контрольных точек без переделки схемы.
Карточка договора должна ссылаться на связанные объекты:
Статус лучше хранить как поле плюс историю изменений (кто и когда поменял), чтобы в любой момент можно было ответить на вопрос «почему договор просрочен»:
Такой набор полей и связей создаёт основу для точного мониторинга сроков и прозрачной оценки контрактных рисков без «ручных таблиц».
Чтобы напоминания и мониторинг рисков работали, сначала нужно собрать договоры из разрозненных источников и превратить их в единый реестр. Важно не пытаться автоматизировать всё сразу: лучше выстроить понятный минимальный путь загрузки, а затем повышать степень автоматизации.
Источники почти всегда смешанные: таблицы (Excel/Google Sheets), папки с PDF/DOCX на сетевом диске, переписка в почте с вложениями, сканы подписанных документов. Полезно сразу зафиксировать правило: «если договор важен для продления — он должен оказаться в реестре», даже если пока без идеальной разметки.
Для старта достаточно двух сценариев:
Такой MVP даёт ценность сразу: договоры перестают «жить в папках», а сроки начинают контролироваться централизованно.
Автоматическое извлечение реквизитов лучше строить по принципу «помочь человеку, а не заменить его». Начните с шаблонов (типовые договоры) и регулярных полей (номер, дата, ИНН/КПП, сумма, срок, автопролонгация). Система предлагает значения, а пользователь подтверждает или исправляет.
Чтобы реестр не превратился в «склад файлов», задайте минимальные стандарты:
Хороший импорт — это не разовая миграция, а повторяемый процесс, который поддерживает реестр договоров «живым».
Напоминания работают только тогда, когда они предсказуемы, приходят вовремя и приводят к конкретному действию. Поэтому правила лучше зафиксировать заранее: какие события считаем «сроком», кого уведомляем и что происходит, если реакции нет.
Базовый набор, который покрывает большинство договоров:
Важно разделить два типа сроков: «окончание договора» и «крайний срок уведомления о непродлении» (если предусмотрен). Напоминания привязывайте к тому событию, которое влияет на действие: подготовить допсоглашение, отправить письмо контрагенту, инициировать тендер и т. п.
Чтобы избежать сценария «уведомление пришло в выходной — его не увидели», задайте простые правила:
Минимально достаточно двух каналов: email и уведомления внутри приложения. Календарные события — опционально: удобно руководителям, но требует дисциплины по обновлению/отмене событий при изменении сроков.
Два частых сценария эскалации:
Не назначен ответственный к моменту первого важного напоминания (например, за 60 дней): уведомление уходит в группу (юристы/закупки) и руководителю направления.
Нет реакции: если уведомление не подтверждено или не создана задача в течение N рабочих дней — эскалация руководителю и/или владельцу договора.
Шаблон должен быть коротким и «действуемым»: контрагент, номер/название договора, ключевая дата, тип события, уровень риска (если есть), ссылка на карточку договора и явный следующий шаг: «назначить ответственного», «проверить условия пролонгации», «создать задачу». Ссылку делайте относительной, например: /contracts/123.
Мониторинг рисков полезен только тогда, когда он объясним: пользователю должно быть понятно, почему договор получил высокий риск и что сделать, чтобы его снизить.
Начните с небольшого набора типовых категорий, которые чаще всего приводят к финансовым и операционным потерям:
Триггеры лучше строить на фактах из карточки договора и статусах обязательств:
Практичный вариант для MVP — чек‑лист + баллы + уровень:
Избегайте «чёрного ящика»: рядом с уровнем показывайте причины (сработавшие пункты чек‑листа) и рекомендации (например: «до 15.02 отправить уведомление об отказе», «запросить подписанный экземпляр», «эскалировать просроченный акт ответственному»).
Иногда риск нужно скорректировать вручную (например, есть допсоглашение, но его ещё не загрузили). Разрешите это только уполномоченным ролям (юрист/руководитель) и требуйте основание: комментарий + ссылка на документ/решение. Корректировка должна попадать в журнал изменений: кто изменил, когда, с какого уровня на какой и почему.
Интерфейс должен помогать принимать решение за минуты: что продлеваем, что закрываем, где есть риск и кому нужно действие. Ключ — понятные экраны, единые статусы и отчёты без «шума».
Список договоров — рабочее место на каждый день. В нём важны: контрагент, тип/предмет, дата окончания, статус (активен/на согласовании/архив), уровень риска и колонка «следующее действие» (например, «отправить уведомление контрагенту до 15.01»).
Карточка договора — всё по одному договору: сроки, история изменений, файлы/версии, ответственные, запланированные напоминания, риски и принятые решения.
Календарь дат — визуальный контроль пиков: окончания, авто‑продления, дедлайны уведомлений. Особенно полезен руководителям и тем, кто планирует нагрузку.
Панель рисков (дашборд) — агрегированный вид: сколько договоров с высоким риском, какие причины (штрафы, одностороннее расторжение, валютные условия), где просрочены действия.
Чтобы мониторинг сроков не превращался в поиск иголки в стоге, достаточно «боевого» набора фильтров:
Статусы должны быть считываемыми: цвет + метка + понятный текст («критично: авто‑продление через 5 дней»). В списке полезны быстрые действия: «создать задачу», «назначить ответственного», «отложить напоминание», «отправить письмо».
Экспорт (CSV/Excel) лучше делать «чистым»: только выбранные поля и текущие фильтры. Типовой набор — номер, контрагент, дата окончания, статус, ответственный, риск, следующее действие. Это упрощает регулярную отчётность без ручной чистки.
Пишите так, чтобы было ясно не только юристам: короткие названия, подсказки к полям, минимум профессионального жаргона. Хороший тест: новый сотрудник должен понять, что делать, не открывая регламент.
Чтобы напоминания превращались в результат, нужен понятный workflow: от первого сигнала до обновлённой даты и зафиксированного решения.
Базовый сценарий удобно вести как цепочку статусов: инициировать → собрать данные → согласовать → подписать → обновить дату.
На практике это означает:
Каждый кейс продления разбивается на задачи с чек‑листом: запросить коммерческие условия, проверить лимиты/обеспечения, сверить реквизиты, подготовить письмо контрагенту, согласовать изменения. Важно, чтобы задачи были привязаны к дате уведомления и имели понятные критерии «готово», а не просто галочку.
В карточке кейса должны храниться комментарии и вложения: переписка, протоколы встреч, версии документов, сканы подписей. Так сотруднику не нужно искать файлы по почте или в чатах — контекст рядом с договором.
Для контроля нужен журнал действий: кто и когда изменил дату, статус, условия, риск‑метки, ответственного. Это снижает спорные ситуации и упрощает аудит.
Дополнительно задайте внутренний SLA реакции на уведомления (например, «взять в работу за 1 день», «выдать решение за 5 дней») и правило «выполнено»: кейс закрывается только после обновления даты/статуса и прикрепления результата (допсоглашение, отказ, письмо контрагенту).
Система напоминаний обычно хранит не только сроки, но и коммерчески чувствительные условия. Поэтому права доступа и базовая безопасность стоит заложить уже в MVP — иначе реестр быстро превратится в «таблицу для избранных».
Практичный набор ролей:
Важно разделять «кто может смотреть» и «кто может менять»: руководителю часто нужен обзор, но не редактирование.
Доступ удобно задавать на нескольких уровнях: организация → подразделение → папка (проект/контрагент) → отдельный договор. Это позволяет, например, открыть всем юристам папку типовых договоров, но ограничить конкретные сделки рамками подразделения.
Отдельно контролируйте видимость данных вроде сумм, персональных данных, скидок/штрафов, особых условий. В интерфейсе это удобно реализовать как права на поля: пользователю можно показать срок и контрагента, но скрыть финансовые условия или вложения.
Минимум для доверия к системе:
Начните с простого, но обязательного: сильные пароли или SSO, если уже есть, регулярное резервное копирование, а также ограничения экспорта (например, запрет массовой выгрузки для большинства ролей). При подключении внешних систем фиксируйте токены и права в отдельном контуре настроек (см. /blog/integrations-email-calendar-api).
Интеграции определяют, будет ли реестр договоров «живым»: напоминания должны уходить по привычным каналам, а данные — подтягиваться из систем, где они уже есть. На старте важно выбрать минимальный набор подключений и договориться о правилах данных.
Базовый вариант — отправка писем через SMTP или внешний почтовый сервис. Для юридических уведомлений полезны шаблоны (тема, переменные, подпись), а также статус доставки (принято/отклонено/ошибка).
Дополнительно стоит предусмотреть webhooks: когда наступает событие (например, «за 30 дней до автопролонгации»), приложение может дернуть URL вашей системы задач или корпоративного мессенджера.
Для календаря удобен экспорт в формате ICS: пользователь подписывается на календарь «Сроки договоров», и события автоматически появляются в его календарном клиенте. Важно управлять обновлениями: если дата продления изменилась, событие должно корректно обновиться, а не продублироваться.
Если карточки контрагентов и договоров уже ведутся в ERP/CRM, логично сначала подключить импорт справочников и ключевых полей (номер, контрагент, сумма, даты, ответственный). Для электронного документооборота и DMS полезна интеграция по ссылкам и идентификаторам документов: в реестре хранится «указатель», а оригинал лежит в DMS.
Чтобы не получились «ООО Ромашка» и «Ромашка, ООО» как разные сущности, заведите правила нормализации и сопоставления:
Для разового запуска часто достаточно CSV (быстро загрузить исторические договоры и выгрузить отчёт). REST API нужен, когда данные должны синхронизироваться регулярно или когда внешние системы создают/обновляют договоры автоматически.
Для надежности уведомлений и интеграций закладывайте очередь задач, лимиты отправки и повторные попытки: ретраи с увеличивающейся задержкой, дедупликацию событий и «dead letter» для ошибок, требующих вмешательства. Это снижает риск пропущенных напоминаний и делает интеграции предсказуемыми.
Чтобы веб‑приложение для напоминаний о продлении договоров и мониторинга рисков быстро принесло пользу, начните с минимального набора функций, который закрывает ключевую боль: «не пропустить срок и не потерять контроль». MVP должен быть простым во внедрении, понятным пользователям и устойчивым по уведомлениям.
В первую версию стоит включить:
Практический совет по скорости запуска: если нужно быстро собрать рабочий прототип (реестр, карточки, роли, уведомления) и показать его бизнесу до начала полноценного программирования, удобно использовать TakProsto.AI. Это vibe‑coding платформа, где вы описываете сценарии и экраны в чате, а система помогает собрать веб‑приложение (обычно на React) с бэкендом на Go и PostgreSQL, с возможностью экспорта исходников, деплоя/хостинга, снапшотов и отката, а также режимом планирования (planning mode) для согласования требований.
Отдельно для российских компаний важно, что TakProsto.AI работает на серверах в России и использует локализованные и opensource‑модели, не отправляя данные за пределы страны — это хорошо сочетается с чувствительностью договорных данных.
Сделайте шаблон загрузки (CSV/XLSX) и заранее зафиксируйте правила:
Во второй очереди обычно оказываются: сложный скоринг, распознавание сканов, расширенная аналитика и прогнозирование, мобильное приложение, «идеальный» конструктор workflow. Эти вещи полезны, но не должны тормозить запуск реестра и уведомлений.
Итерация 1: реестр + карточка договора + импорт + базовые напоминания.
Итерация 2: роли и доступы, журнал изменений, шаблоны уведомлений.
Итерация 3: риск‑чек‑лист, отчёт «истекает в ближайшие 30/60/90 дней», экспорт.
Итерация 4 (опционально): интеграции с почтой/календарём и API.
MVP можно считать успешным, если: даты в реестре точны, уведомления отправляются стабильно и предсказуемо, а пользователи на пилоте подтверждают, что система помогает не пропускать продления и быстрее разбирать рискованные договоры.
Надёжность напоминаний — это не только «отправилось письмо или нет». Пользователь должен быть уверен, что система не пропустит критичную дату, правильно учтёт условия договора и покажет статус уведомления даже при сбоях внешних сервисов.
Проверьте не только «обычный» договор, а пограничные сценарии, которые чаще всего ломают логику:
Нужно доказать, что система не раскрывает лишнего и защищает критичные поля:
Пиковые дни — конец месяца и массовые продления. Прогоните:
Сделайте метрики видимыми не только разработчикам, но и администратору:
Если почта недоступна или письмо попало в фильтр, пользователь всё равно должен увидеть напоминание:
Даже идеальное веб‑приложение не даст эффекта без понятных правил: кто и когда обновляет данные, кто отвечает за решения, как контролируются просрочки и контрактные риски. Этот раздел — про «операционную упаковку» системы: регламенты, обучение и цикл улучшений.
Назначьте владельца процесса (обычно юридическая функция или контрактный офис), который отвечает за правила ведения реестра договоров и логику уведомлений. Отдельно закрепите владельцев данных по подразделениям: они подтверждают актуальность статусов, план продлений и комментарии по рискам.
Полезно сразу прописать SLA на обновления:
Обучение лучше сделать практичным: 20–30 минут + шпаргалка. Включите примеры заполнения для типовых сценариев (пролонгация, автопродление, рамочный договор, договор с несколькими этапами). Разберите частые ошибки: перепутанные даты окончания и уведомления, отсутствие ответственного, дубли карточек, «пустые» риски без триггеров и плана действий.
Хороший формат — встроенные подсказки прямо в форме и страница /help с короткими правилами ввода.
Чтобы учёт договоров был сопоставимым, закрепите единые справочники и обязательные поля. Например: тип договора, подразделение‑владелец, ответственный, дата окончания, условия продления, минимальный срок уведомления, категория риска.
Договоритесь о стандартах именования (контрагент, проект, номер) и о периодичности ревизии данных — например, еженедельно для новых договоров и ежемесячно для всего реестра. Ревизия должна иметь результат: список найденных проблем и назначенных задач на исправление.
Руководству важны не детали карточек, а тенденции и узкие места. Настройте регулярные отчёты: риски по подразделениям, просрочки по действиям, план продлений на 30/60/90 дней, а также долю договоров без ответственного или без заполненных условий продления. Это напрямую показывает качество данных и зрелость процесса.
В первые 4–8 недель собирайте обратную связь от юристов и бизнес‑владельцев: какие уведомления «шумят», каких триггеров не хватает, где неудобные поля. Дальше переходите к циклу улучшений раз в месяц: корректировка правил риска и уведомлений, обновление шаблонов задач, чистка справочников.
Правило простое: изменения в логике уведомлений и оценке рисков должны сопровождаться коротким описанием «что поменялось и почему» — так доверие к системе растёт, а решения становятся прозрачнее.
Если вы делаете внутренний продукт и параллельно хотите ускорить разработку без тяжёлого наследия процессов, можно дополнить внедрение «быстрыми итерациями» через TakProsto.AI: планировать релизы в planning mode, быстро проверять гипотезы интерфейсов и workflow, а затем при необходимости экспортировать исходный код и развивать решение уже в вашем контуре. Для команд это часто даёт более короткий путь от регламента и прототипа к работающему инструменту.
Лучший способ понять возможности ТакПросто — попробовать самому.
