Как спроектировать веб-приложение для пожарной безопасности: реестр объектов, чек-листы, предписания, сроки и отчеты по просрочкам, без лишней сложности.
Такое веб-приложение нужно тем, кто отвечает за результат: собственнику сети объектов, управляющей компании, главному инженеру и назначенному ответственному за пожарную безопасность. Им важно не просто "вести учет", а быстро видеть картину: где риски, что уже сделано, что просрочено и кто отвечает.
Базовый набор задач, который должно закрывать веб-приложение для пожарной безопасности: планирование и фиксация проверок, учет предписаний и мероприятий по устранению, контроль сроков и простой отчет по текущему состоянию. Если система не помогает принять решение за минуту, ей перестают пользоваться.
Excel и переписки обычно ломаются, когда объектов становится больше 10. Таблицы расходятся по версиям, фото и акты лежат в разных чатах, сроки "уезжают", а перед проверкой приходится собирать доказательства по кускам. Еще хуже, когда сотрудник ушел или сменился подрядчик: контекст пропадает.
Практичная цель выглядит так: единый реестр объектов с ответственными и документами, понятные статусы (проверка запланирована/идет/закрыта; предписание в работе/выполнено/просрочено), напоминания по срокам и видимый список просрочек, отчеты по объектам, подразделениям и ответственным.
Чтобы не было споров "кто и когда обещал", храните не только дату и текст. Нужны источник требования (внутренняя проверка или предписание), срок, ответственный, доказательства выполнения (фото, акт, комментарий), а также история изменений: кто переносил срок и почему. Тогда любой вопрос разбирается фактами, а не перепиской.
Чтобы веб-приложение для пожарной безопасности не превратилось в "таблицу обо всем", начните с простых сущностей и понятных связей. Цель модели данных одна: чтобы любой сотрудник быстро нашел объект, увидел историю проверок и сразу понял, что просрочено.
Основа - реестр объектов. Сам "объект" лучше делать универсальным: это может быть здание, часть здания или отдельное помещение. В карточке храните короткую "паспортную" информацию и привязки: кто отвечает, кто арендует, где находится.
Дальше добавьте справочники, чтобы не вводить одно и то же руками. Обычно хватает:
Логика цепочки простая: объект -> проверка -> нарушения -> задачи -> отчет.
Проверка хранит дату, проверяющего и итог. Внутри проверки идут пункты чек-листа, а у каждого пункта может быть нарушение с доказательством (текст, комментарий, вложение) и уровнем критичности. Из нарушения появляется предписание или сразу задача на устранение со сроком и ответственным.
Минимальный набор полей для старта:
Есть склад и офис. По складу провели проверку, в пункте "пути эвакуации" нашли нарушение. Создали задачу "убрать хранение в коридоре" со сроком 3 дня. Как только срок прошел, отчет по просрочкам показывает объект, нарушение и ответственного.
Реестр работает, только если карточку объекта можно заполнить за пару минут, а нужное потом находится за 10 секунд. На старте сделайте минимум обязательных полей, а остальное оставьте опциональным.
Основа карточки объекта: адрес (с уточнением корпуса и входа), назначение (офис, склад, производство), площадь, график работы и контакты на месте. Добавьте один главный контакт (дежурный, завхоз, инженер) и резервный, чтобы проверка не вставала из-за "не дозвонились".
Документы удобнее хранить прямо в объекте, а не в папке "где-то на диске". Обычно хватает понятных разделов: акты и предписания, фото нарушений, схемы и планы эвакуации, приказы и назначение ответственных. Тогда у инспектора или внутреннего проверяющего все под рукой, и не нужно просить коллег "скинуть PDF еще раз".
Чтобы люди не боялись вносить данные, задайте роли и права доступа по объектам. Например, сотрудник видит только "свои" объекты и может добавлять фото и комментарии, а менять сроки и статусы предписаний может только ответственный по пожарной безопасности.
Отдельно заложите историю изменений. Если срок сдвинулся, должно быть видно, кто и когда это сделал и по какой причине.
Для поиска добавьте теги и фильтры. Обычно хватает региона/города, типа объекта, категории/уровня риска, статуса ("в норме", "есть предписания", "есть просрочки") и ближайшей даты следующей проверки. Тогда у сети из 12 объектов вы быстро отфильтруете "склады с просрочками" и увидите, где не хватает подтверждений устранения.
Хороший чек-лист работает только тогда, когда по нему одинаково проверяют разные люди. Для веб-приложения для пожарной безопасности это критично: один и тот же объект должны "читать" одинаково, а результат должен быть легко сравнить между месяцами и площадками.
Начните с простой структуры: чек-лист делится на разделы (например, эвакуация, первичные средства, электрохозяйство, документация), а внутри идут пункты. У каждого пункта сразу задайте применимость: обязателен для всех объектов или только для определенного типа (офис, склад, производство). Так проверяющий не будет постоянно отмечать "не применимо" и терять внимание.
Формулируйте пункты коротко и так, чтобы их можно было проверить глазами или измерением. Полезная привычка - отвечать на вопрос: "что именно я должен увидеть?"
Несколько правил, которые реально помогают:
Для результата обычно хватает шкалы "выполнено", "не выполнено", "не применимо". Этого достаточно для отчетов и для единых трактовок.
Фото и комментарий делайте обязательными для статуса "не выполнено". Фото дает доказательство, а комментарий должен отвечать на два вопроса: что не так и что нужно сделать. Например: "огнетушитель без пломбы, заменить/перезарядить до 15.02".
Шаблоны лучше делать не "один на всех", а 3-5 базовых: офис, склад, торговая точка, производство, общепит. Так проще поддерживать качество проверок и не плодить исключения.
Процесс проверки должен быть таким же простым, как бумажный обход, только без потерь и забытых заметок.
Проверяющий выбирает объект из реестра, тип проверки (плановая, внеплановая, повторная) и шаблон чек-листа. Дальше идет по пунктам и отмечает статус. Важно, чтобы к каждому пункту можно было быстро добавить комментарий и подтверждение: фото, номер огнетушителя, марку двери, дату последнего обслуживания.
Когда пункт отмечен как "не выполнено", система должна создавать нарушение и задачу на устранение. Исполнителю остается принять задачу, добавить план действий и приложить подтверждение выполнения. Это убирает ручную перепечатку из чек-листа в отдельный журнал.
Сроки удобнее задавать правилами, а не каждый раз вручную. Например: критические нарушения - 3 дня, средние - 10, низкие - 30. Для повторных проверок часто работает простое правило: дата повторной проверки ставится на следующий рабочий день после дедлайна или через фиксированный интервал.
Роли обычно разделяют так: инспектор проводит проверку и фиксирует нарушения, исполнитель устраняет и прикладывает подтверждения, руководитель утверждает акт и контролирует просрочки.
В итоговом акте фиксируйте минимум:
Предписание лучше хранить как отдельный документ, а не как заметку в поле проверки. Минимальный набор полей: номер и дата, основание (акт проверки или письмо), кто выдал, срок исполнения, к какому объекту относится, общий статус (открыто, закрыто, частично выполнено).
Чтобы этим реально управляли, предписание стоит разбивать на задачи по каждому пункту. Один пункт - одна задача: так проще назначить ответственного, поставить срок и проверить факт выполнения. Если пункт большой, его можно разделить на 2-3 задачи, но не дробить бесконечно, иначе прогресс перестают отмечать.
Статусы задач должны отражать реальную жизнь процесса. Обычно хватает "в работе", "на согласовании", "выполнено" и "просрочено".
Дайте место для доказательств, иначе "выполнено" превратится в веру на слово. В задаче пригодятся комментарии (что сделали и когда), вложения (фото, сканы, счет, акт), а также подтверждение: кто принял работу и дата. Для спорных случаев сохраняйте причину переноса срока и новый срок.
Связи решают половину проблем: каждая задача должна быть привязана к объекту из реестра и к конкретному ответственному. Тогда видно, что "горит" по каждому зданию и у кого это лежит.
Когда есть реестр и задачи по устранению, узкое место обычно одно - контроль сроков. Хорошее веб-приложение для пожарной безопасности показывает просрочки сразу, а не в конце месяца.
Чаще всего нужны три отчета, которые закрывают основную часть вопросов:
Чтобы отчеты были полезными, они должны собираться в срезах: по объектам, ответственным, типам нарушений (эвакуационные пути, огнетушители, сигнализация), периодам (неделя, месяц, квартал) и статусам.
Еженедельная сводка руководителю должна быть короткой: 5-10 строк, без деталей ради деталей. Пример: "3 просрочки на складе и в магазине N, 2 закрыто на этой неделе, 1 перенос срока на согласовании".
Полезно иметь "карточку просрочки": причина (нет доступа, ждут подрядчика, нет бюджета, ошибка в сроке), следующий шаг, новый контрольный срок и кто подтверждает закрытие.
Если нужно отправлять отчет по почте, добавьте экспорт в файл (например, XLSX или CSV). Это помогает, когда внешний контрагент или проверяющий просит сводку в привычном формате.
MVP для пожарной безопасности должен отвечать на один вопрос: где у нас сейчас риск и что просрочено. Поэтому начните с малого набора данных и простого маршрута от проверки до задачи.
Выпишите 5-10 реальных объектов и заведите минимальный реестр: название, адрес, тип объекта, ответственный, телефон, дата последней проверки и примечание (например, где лежит журнал). Если полей больше, карточки начинают заполнять "как-нибудь".
Сделайте 1-2 шаблона чек-листа. Один для типового объекта (офис) и один для более сложного (склад или производство). Согласуйте формулировки так, чтобы на пункт можно было ответить "да/нет/не применимо" и при необходимости оставить комментарий.
Договоритесь о статусах и сроках задач по устранению. Заранее решите, от какой даты считается срок (дата проверки или дата предписания), что считать просрочкой и кто подтверждает закрытие.
Для удобного MVP обычно достаточно 3 экранов: реестр объектов с быстрым поиском и фильтром "есть просрочки", карточка проверки (чек-лист, комментарии, итог, создание задач), отчет по просрочкам (список задач, срок, ответственный, сколько дней просрочено).
Проверьте все на одном объекте: проведите тестовую проверку, создайте 2-3 задачи (замена огнетушителя, эвакуационные знаки, инструктаж), дождитесь просрочки одной из них и посмотрите, понятен ли отчет.
Первая ошибка - пытаться сделать "идеальный" реестр в первый же день. Когда в карточке десятки полей (все системы, все договоры, все даты, все контакты), ее перестают заполнять. В итоге веб-приложение для пожарной безопасности превращается в склад неполных данных. Начните с минимума: адрес, тип объекта, ответственное лицо, статус, дата последней проверки и ближайшая.
Вторая проблема - чек-листы написаны как общие пожелания. Формулировки вроде "обеспечить порядок" или "проверить исправность" не дают однозначного ответа, выполнено или нет. Пишите так, чтобы пункт можно было проверить и зафиксировать: "огнетушители: есть, количество, пломба целая, дата следующей перезарядки"; "эвакуационные выходы: не загромождены, двери открываются по ходу эвакуации".
Третья ошибка - задачи создаются без владельца. Если у предписания нет ответственного и понятного статуса, оно зависает между "кто-то должен сделать" и "мы думали, это не на нас". Минимум для каждой задачи: ответственный, срок, что именно нужно сделать, подтверждение выполнения.
Еще один риск - сроки меняют без причины и без истории. Когда дедлайны "переезжают" каждый месяц, контроль теряет смысл, а на проверке сложно объяснить, что происходило. Нужны причина переноса и журнал изменений: кто, когда и почему изменил дату.
И наконец, многие продолжают делать отчеты вручную, хотя данные уже есть. Если у вас ведутся реестр объектов, проверки и задачи, отчеты по просрочкам должны собираться автоматически. Ручная сводка почти всегда означает, что поля заполняются непоследовательно или данные сложно выгрузить в понятный вид.
Перед запуском проверьте, что закрыты базовые сценарии: найти объект, провести проверку, оформить итог, поставить задачи и увидеть, что горит по срокам. Если хотя бы один шаг ломается, команда быстро вернется к Excel и перепискам.
Простой тест: возьмите один реальный объект и пройдите путь от входных данных до отчета за 10 минут. Хороший знак, если новый сотрудник понимает, куда нажимать, без отдельной инструкции.
Короткий чек-лист готовности MVP:
Пример: на складе нашли просроченную перезарядку огнетушителя и блокированный эвакуационный выход. Если система создает две задачи с разными исполнителями и сроками, а через неделю в отчете видно, что одна задача просрочена, вы на правильном пути.
Представим сеть из 12 объектов: офис, склад, два магазина, производство, несколько арендованных помещений и один объект с круглосуточным режимом. Периодичность проверок разная: где-то ежемесячный обход, где-то раз в квартал, плюс внеплановые проверки после ремонтов или замечаний.
Инспектор открывает веб-приложение для пожарной безопасности на телефоне, выбирает объект из реестра и запускает проверку. Чек-лист привязан к типу объекта: для склада больше пунктов про эвакуационные выходы и хранение, для офиса - про пути эвакуации и первичные средства тушения. Пункты отмечаются быстро: "ОК", "Нарушение", "Не применимо". Если есть нарушение, инспектор добавляет комментарий и фото.
После сохранения проверки система создает задачи на устранение. У каждой задачи есть ответственный, срок и статус, а также набор подтверждений: фото до устранения, фото после устранения, комментарий и (если нужно) акт.
Руководитель видит общую картину без ручной сводки: сколько задач открыто, что просрочено, по каким объектам повторяются проблемы. В списке просрочек рядом можно фиксировать причину: не назначен исполнитель, ждут закупку, объект закрыт на ремонт.
Через месяц обычно заметны три изменения: меньше забытых сроков, меньше споров "кто должен сделать" и отчетность собирается за минуты, потому что фото, даты и статусы уже лежат в системе.
Если вы хотите быстро получить рабочее приложение, начните не с "идеальной" схемы, а с описания того, что люди будут делать каждый день: как проводят проверку, как рождаются задачи, кто подтверждает закрытие, какие отчеты смотрят.
Если удобно собирать такие MVP через чат, TakProsto (takprosto.ai) подходит для этого формата: можно зафиксировать роли, экраны, поля и правила, а потом быстро править процесс по результатам пилота.
Сформулируйте запрос так, будто объясняете задачу новому сотруднику, и укажите минимум для MVP:
Перед стартом ответьте себе на два вопроса: кто вводит данные и как часто. Если данные вносят раз в месяц, форма должна быть короткой и с подсказками. Если каждый день, важны быстрый поиск, фильтры и шаблоны проверок.
Когда структура устоялась, обычно добавляют то, что нужно в эксплуатации: развертывание и хостинг, свой домен, снимки и откат для безопасных изменений, а также экспорт исходников, если позже разработку будет вести своя команда.
Для пилота на 1-3 объекта обычно работает такой ритм:
После пилота станет ясно, какие пункты чек-листа стоит разделить, где нужны обязательные поля и какие отчеты руководитель реально открывает каждую неделю.
Начните с одного понятного ответа: показывать текущий риск и просрочки так, чтобы решение принималось за минуту. Для этого нужны реестр объектов, проверки с чек-листом, задачи по устранению и отчет по срокам, а не просто «хранилище документов».
Обычно хватает реестра объектов, проведения проверки по шаблону чек-листа, автоматического создания задач по нарушениям и экрана с просрочками. Если эти четыре вещи работают без ручной перепечатки и поиска по чатам, это уже полезный MVP.
Сделайте карточку объекта такой, чтобы ее заполняли за 2–3 минуты: название, адрес, тип/назначение, ответственный и контакты на месте. Все остальное оставьте необязательным и добавляйте позже, когда станет понятно, что реально используют.
Когда объектов больше 10, начинают расходиться версии, сроки «уезжают», а доказательства лежат в разных местах. Приложение выигрывает тем, что хранит единый источник правды: задачи со сроками и ответственными, историю изменений и подтверждения выполнения прямо рядом с нарушением.
Держите простую цепочку: объект → проверка → нарушение → задача → отчет. Такая структура помогает быстро найти историю по объекту и увидеть, что просрочено, без «таблицы обо всем» и без сложных связей, которые никто не поддерживает.
Пишите пункты так, чтобы на них можно было ответить однозначно: выполнено, не выполнено или не применимо. Хорошее правило — один пункт проверяет один признак и содержит конкретику, что именно нужно увидеть на месте.
Сделайте фото и комментарий обязательными для статуса «не выполнено». Комментарий должен отвечать на два вопроса: что не так и что нужно сделать, чтобы закрыть пункт, иначе нарушение невозможно нормально передать исполнителю.
Храните предписание как отдельный документ с номером, датой, основанием и общим статусом, а внутри разбивайте на задачи по пунктам. По каждой задаче должны быть ответственный, срок, статус и подтверждение закрытия, иначе управление превращается в «верим на слово».
По умолчанию используйте фиксированные сроки по критичности, чтобы не выставлять дедлайны вручную каждый раз. При переносе срока сохраняйте причину и автора изменения, иначе контроль теряет смысл и на проверке сложно объяснить, почему дедлайн менялся.
Самое востребованное — список просрочек и список того, что станет просрочкой в ближайшие 7–14 дней, с фильтрами по объекту и ответственному. Отчет должен быть коротким и прикладным: что просрочено, где, кто отвечает и какой следующий шаг, без лишних деталей.
