Веб-приложение для согласования отпусков: цепочки согласования, правила пересечений, роли, заявки, замены и уведомления. Как собрать экраны и логику.
Во многих командах отпусками управляют в таблицах и чатах. В итоге кто-то не видит занятость коллег, замены забываются, а конфликт по датам всплывает в последний момент, когда билеты уже куплены.
Хорошее веб-приложение для согласования отпусков убирает этот хаос и делает процесс предсказуемым: один источник правды, понятные правила, быстрые решения.
Ожидания у пользователей разные. Сотруднику важно подать заявку за минуту и сразу увидеть риск конфликта. Руководителю - быстро понять, кто выпадет из команды и чем это грозит. HR нужна история и статусы, бухгалтерии - финальные даты без ручных уточнений.
Базовый набор обычно сводится к нескольким вещам: заявка с датами и типом отсутствия, календарь команды с пересечениями, статусы и журнал изменений, уведомления по решениям и запросам уточнений, а также возможность указать замену или план передачи задач.
Отдельно стоит договориться, какие данные считаются чувствительными. Часто это не только даты, но и комментарии (причины, семейные обстоятельства), а также информация о больничных и отпусках по уходу. Это влияет на дизайн: кому видны детали, кто видит только факт отсутствия, как долго хранится история, нужны ли отдельные уровни доступа для HR и руководителей.
Чтобы система не разрасталась в набор исключений, начните с простой модели: кто участвует, какие объекты храним и какие состояния есть у заявки. Чем меньше особых случаев на старте, тем легче внедрение.
Права лучше задавать не "по человеку", а "по роли в процессе". Один и тот же сотрудник может быть заявителем для себя и согласующим для другого.
Обычно хватает пяти ролей:
Минимальный объект - заявка на отпуск. В ней важно фиксировать не только даты, но и контекст, чтобы согласующим не приходилось уточнять все в переписке.
Полезные поля: период (дата начала и конца), тип (ежегодный, без сохранения, учебный; больничный часто ведут отдельным потоком), комментарий (по желанию), контакты на время отсутствия, замена (кто подстрахует), команда или подразделение.
Для календаря удобно хранить отдельное "календарное событие", которое появляется после согласования. Еще понадобятся справочники: типы отсутствий, подразделения, правила.
Если замена обязательна, добавьте связь "заявка -> сотрудник-заменяющий" и отдельный флаг подтверждения замены.
Статусы держите короткими:
Нюансы лучше отражать событиями и журналом действий. События: отправка, согласование, отклонение, запрос правок, отзыв. Журнал фиксирует, кто и когда поменял статус, что написал, какие поля изменились. Так легко восстановить историю: сотрудник отправил, согласующий попросил изменить даты из-за пересечения, сотрудник обновил и отправил снова.
Цепочка согласования задает, кто и в каком порядке принимает решение по отпуску. Чем проще цепочка, тем меньше задержек. Но если она слишком простая, можно пропустить загрузку команды, отсутствие замены или пиковые периоды.
На практике чаще встречаются такие схемы:
Линейная схема понятна всем, но часто тормозит. Параллельная ускоряет, но заранее определите, как принимается итоговое решение и кто имеет последнее слово при расхождении.
Ориентируйтесь не на оргструктуру, а на типовые риски:
Пример: в команде из 8 человек отпуск на 2 дня согласует только руководитель, а отпуск на 14 дней запускает второй шаг с HR и обязательным подтверждением замены. Удобно оформить это правилами, чтобы система сама добавляла нужных согласующих и отправляла уведомления.
Правила пересечений нужны, чтобы спор "можно или нельзя" решался не "на глаз", а по понятным условиям.
Сначала определите базовую логику дат. Для большинства команд удобнее считать пересечения по рабочим дням, а не по календарным, и использовать один часовой пояс компании. Тогда "отпуск с 1 по 5" означает конкретные рабочие дни, и у системы меньше поводов ошибиться.
Дальше формулируйте правила короткими, проверяемыми фразами. Обычно хватает 3-4 ограничений:
Важно продумать исключения. Типы отсутствий бывают разными: отпуск, больничный, отгул, обучение. Где-то пересечение отпуска с обучением допустимо, а где-то нет. Отдельный вопрос - переносы: если заявка уже согласована, а сотрудник сдвигает даты, пересчитываются ли пересечения заново и кого нужно уведомить.
Заранее решите, как система реагирует на конфликт:
Пример: в команде 6 человек правило "не более 2 отсутствуют". Если уже есть 2 отпуска на 12-14 марта, третья заявка получает предупреждение с причинами (кто отсутствует, какие роли затронуты) и вариантами: поменять даты или запросить подтверждение.
Путь начинается с формы: сотрудник выбирает даты. Уже на этом шаге стоит показать подсказки: сколько дней получится, какие дни не считаются (праздники, выходные), есть ли конфликты с календарем команды.
Например, Иван выбирает 12-23 мая. Система сразу подсвечивает, что в эти даты уже запланирован отпуск у коллеги с той же ролью, и по правилам нельзя, чтобы одновременно отсутствовали больше двух людей.
Дальше сотрудник выбирает тип отсутствия и (если нужно) добавляет комментарий. Комментарий лучше сделать необязательным, но подсказать, когда он полезен: при переносе дат в последний момент или если нужна доступность "на связи".
Затем - выбор замены. Система проверяет, что замена доступна (нет своего отпуска, командировки или другой критичной занятости). Если замена недоступна, лучше сразу предложить несколько вариантов.
После отправки заявка идет по цепочке согласования, а согласующие получают уведомления. Карточка для согласующего должна быть короткой: даты, тип, замена, комментарий и причины предупреждений (конфликт по лимиту, пересечение в команде, отсутствие замены).
Чтобы не возникало путаницы, заранее определите, что можно менять после отправки. Часто работает простое правило: комментарий и замена меняются до первого решения, а изменение дат проходит через отзыв и повторную подачу (или отдельный запрос на изменение). Тип отсутствия обычно проще запретить менять внутри заявки - только новая заявка.
Чтобы приложение не превращалось в "переписку", у него должны быть два понятных центра: экран заявки (для сотрудника и согласующих) и календарь команды (для планирования). Остальное лучше унести в настройки.
Заявка должна помогать сделать правильный запрос с первого раза. Правила и причины конфликтов важно показывать прямо на экране, а не прятать в регламент.
Хорошая структура формы:
Для согласующего на этом же экране нужны действия "Согласовать" и "Отклонить" и поле комментария. Если есть пересечения или другие нарушения, показывайте их простым текстом, а не кодами ошибок.
Календарь нужен не ради красоты. Руководитель должен за несколько секунд увидеть, кто отсутствует и где есть риск провала по составу.
Фильтры держите легкими: команда, тип отсутствия, статус, поиск по сотруднику, а также режим "показать только дни с риском".
Внутри дня полезно показывать не только отсутствующих, но и замещающих. Тогда видно, где заявка еще "сырая": например, у человека отпуск согласован, но замена не назначена.
Настройки (цепочки согласования, правила пересечений, справочники) лучше вынести на отдельный экран и ограничить доступ.
Чтобы быстро запустить систему, начните не с экранов, а с коротких вопросов к HR и руководителям. Цель - за 1-2 встречи получить единый словарь и базовый процесс, который реально живет в компании.
Соберите требования в виде простого мини-чеклиста:
Дальше выберите один базовый процесс и зафиксируйте его. Например: сотрудник отправляет заявку, руководитель принимает решение, HR видит все и может отменить по регламенту. Лучше сделать это стабильно, чем пытаться сразу покрыть все исключения.
Правила пересечений описывайте коротко, без юридических формулировок, и добавьте 2-3 примера дат, чтобы все одинаково понимали логику.
Затем соберите два ключевых экрана: форма заявки и календарь команды. Прогоните на них 5-10 реальных случаев из прошлого месяца. Обычно сразу становится видно, где людям не хватает подсказок, а где статусами злоупотребляют.
Главная причина провала - попытка сделать идеальную систему в первый день. Начните с базовых сценариев и добавляйте исключения только когда они реально повторяются.
Когда в интерфейсе сразу десятки типов отсутствий, отдельные правила для каждого отдела и ручные оговорки, пользователи начинают обходить систему. На старте практичнее оставить 3-4 типа и одно место для комментария.
Если календарь живет отдельно, а заявки отдельно, люди спорят, чему верить. Правило должно быть одно: заявка - единственный источник, а календарь показывает только то, что опирается на заявки. И лучше не давать редактировать даты в календаре вручную - это быстро ломает доверие.
Жизнь меняется: сотрудник ошибся датами, проект сдвинулся, человек заболел. Нужны простые действия: "отозвать" до решения и "запросить отмену" после согласования, плюс ясное правило, кто подтверждает отмену.
Если уведомления приходят только автору, команда узнает о решении поздно. Минимум: заявитель, текущий согласующий и замещающий (если он участвует), а в календаре - понятный статус.
Пользователь должен видеть, у кого сейчас заявка, сколько шагов впереди и почему отклонили. Иначе начинается личная переписка.
Перед запуском проверьте простые вещи: есть одно место, где виден статус и история; любое решение оставляет след (кто, когда, что); отзыв и отмена работают без ручных правок в календаре; уведомления уходят тем, кому нужно действовать.
Перед тем как отдавать систему всей компании, проверьте не "все функции", а самые частые действия и самые болезненные ошибки.
Сделайте быстрый тест: попробуйте подать заявку с нуля. Если это занимает больше минуты, обычно виноваты лишние поля, непонятные названия или слишком много шагов.
Проверьте по сути:
Затем проверьте мини-сценарий на конфликт: два человека из одной команды ставят отпуск на одну неделю. Приложение должно предупредить заранее, предложить варианты (изменить даты или сменить замену) и не позволять "тихо" отправить заявку, которая почти наверняка будет отклонена.
Команда из 8 человек занимается поддержкой и релизами. Правило простое: одновременно в отпуске могут быть максимум 2 человека. Проверка идет по согласованным отпускам и по заявкам, которые уже ждут решения.
Аня подает заявку на 10 календарных дней: с 12 по 21 июля. В форме она видит подсказку: на эти даты уже есть один согласованный отпуск (Игорь, 12-19) и одна заявка на согласовании (Маша, 15-17). Система показывает конфликт на 3 дня (15-17): в эти дни получается 3 человека вне работы.
Аня выбирает замену и указывает Диму. Платформа предупреждает, что у Димы запланирован отпуск 16-18 июля, и предлагает варианты: Лена свободна весь период, Саша свободен, но недоступен по пятницам. Аня выбирает Лену и добавляет комментарий по задачам.
Дальше заявка идет руководителю и затем HR. Руководитель видит причину конфликта и предлагает сместить старт на 18-е, чтобы не просесть по дежурствам. После решения отпуск фиксируется в календаре команды.
На следующий день Аня переносит даты на 18-27 июля. Проверки запускаются заново: конфликт на 15-17 исчезает, но появляется пересечение 22 июля с другим человеком. Приложение предлагает либо поправить даты, либо отправить на повторное согласование с обновленной заменой и комментарием.
Чтобы проект не превратился в бесконечную доработку, начните с маленького, но полноценного набора: роли, одна цепочка согласования и несколько правил пересечений. Этого достаточно, чтобы собрать прототип и проверить его на реальных кейсах.
Зафиксируйте минимум на первый запуск: кто согласует, какие статусы используете, какие 3-5 правил проверяете, какие два экрана обязательны (заявка и календарь), какие уведомления отправляете.
Дальше запустите пилот в одном отделе на 2-3 недели и заранее решите, что вы измеряете: сколько заявок проходят без ручных уточнений, где чаще возникают конфликты по датам, сколько времени занимает согласование, какие причины отказов повторяются.
Если нужен быстрый прототип с генерацией экранов и логики через чат, это можно собрать в TakProsto (takprosto.ai): опишите роли, цепочку согласования и правила пересечений обычными фразами, а затем отшлифуйте формулировки под регламенты вашей компании.
Минимально нужно закрыть три боли: единый источник правды по датам, понятное согласование и видимость пересечений в команде. Если приложение не показывает риск конфликта до отправки заявки и не фиксирует решение в календаре, люди быстро вернутся к чатам и таблицам.
Стартуйте с короткого набора: период, тип отсутствия, статус, замена (если обязательна), команда, комментарий по желанию и журнал действий. Остальное добавляйте только после пилота, когда увидите повторяющиеся кейсы, которые ломают процесс.
Обычно достаточно пяти статусов: черновик, на согласовании, согласовано, отклонено, отменено. Нюансы вроде «нужны правки» лучше хранить как события в истории заявки, чтобы не плодить статусы и не запутать пользователей.
Самый понятный базовый вариант — линейная цепочка «сотрудник → руководитель → HR». Если согласование часто тормозит, переходите к параллельному варианту, но заранее зафиксируйте правило итогового решения и кто «главнее», если мнения разошлись.
Сформулируйте 3–4 проверяемых правила и используйте одну логику дат (например, по рабочим дням и в одном часовом поясе компании). Затем решите реакцию системы на конфликт: предупреждать, блокировать или требовать отдельного подтверждения у руководителя.
Показывайте конфликт сразу в форме: кто уже отсутствует, в какие дни и какое правило нарушается. Текст должен быть человеческим, без кодов и «ошибок 412», и важно дать следующий шаг: изменить даты или отправить на подтверждение, если так принято.
Самое простое правило — даты нельзя менять внутри отправленной заявки: сотрудник отзывает и подает заново, чтобы заново отработали проверки и согласующие получили свежую информацию. Если изменения нужны часто, выделите отдельный сценарий «запрос на изменение дат» с повторным согласованием.
Если замена обязательна, добавьте подтверждение замещающего как отдельный шаг или отдельный флаг «подтверждено». Важно проверять доступность замены по тем же правилам пересечений, иначе вы просто перенесете конфликт с одного человека на другого.
Считайте чувствительными не только даты, но и комментарии, причины отсутствия и данные по больничным и уходу. Практичный подход — показывать большинству только факт отсутствия и период, а детали и документы открывать только HR и тем, кому это реально нужно по процессу.
Опишите роли, статусы, цепочку согласования, правила пересечений и два экрана — заявка и календарь команды — обычными фразами, а затем прогоните на прототипе 5–10 реальных кейсов. В TakProsto это удобно делать через чат: вы задаете процесс словами, а потом уточняете формулировки и поведение уведомлений по результатам пилота.
