Веб-приложение для ТСЖ помогает принимать заявки жильцов, отслеживать статусы, публиковать объявления и хранить историю работ. План MVP и шаги внедрения.
Телефон и домовой чат работают, пока заявок мало и все держится на памяти одного человека. Когда обращений становится больше, начинаются типичные проблемы: заявки теряются в переписках, детали забываются, жильцы не понимают, что уже сделано и когда будет результат. Напряжение растет даже там, где работы реально идут.
Жильцам обычно нужно простое: быстро подать заявку и видеть прогресс без лишних звонков. Понятные статусы (принято, в работе, выполнено) снижают поток повторных вопросов и уменьшают шум в общем чате.
Для ТСЖ приложение дает другой эффект: учет становится единым и проверяемым. Заявки привязываются к дому, подъезду, квартире или общей зоне, а дальше их можно контролировать по срокам, распределять по исполнителям и видеть историю работ по конкретному адресу. Отпадает зависимость от бумажных журналов и личных заметок, а отчеты собираются из системы, а не из звонков и сообщений.
Приложение не отменяет телефон и чат полностью, но забирает то, с чем они плохо справляются:
Пример: если в одном подъезде за неделю трижды пишут про протечку, в чате это три ветки и три набора деталей. В системе это одна карточка с комментариями, фото, датами и итогом. И всем видно, на каком этапе дело.
Начинать стоит с заявок и статусов. Это ядро, вокруг которого позже легко добавить объявления и историю работ. Если пытаться собрать сразу все, проект быстро станет бесконечным: требования будут расти, а жильцы так и останутся в чате и по телефону.
В MVP важно, чтобы житель отправлял заявку за минуту, а ТСЖ не теряло ее и доводило до закрытия. Достаточно базового сценария: создать заявку, назначить ответственного, менять статус, оставить комментарий, зафиксировать результат.
Роли лучше определить сразу, но без усложнений:
Почти всегда стоит отложить: платежи, сложные интеграции с бухгалтерией, умный дом, обзвоны, десятки статусов и регламенты на каждую мелочь. Сначала нужна дисциплина учета, а не богатый функционал.
Успех MVP измеряется простыми показателями за 2-4 недели:
Если жильцы видят, что статус меняется и приходит ответ, они начинают доверять системе. Дальше уже можно подключать AI, чтобы быстрее собрать кабинет жильца и админку с базовыми формами и фильтрами.
Если в базе нет понятных справочников и привязок, заявки быстро превращаются в "где-то на втором этаже течет". С самого начала договоритесь, что считается адресом и как вы будете искать работы по дому, подъезду и квартире.
Начните с простых сущностей: дом, подъезд, этаж, квартира (или помещение), плюс общие зоны (подвал, крыша, лифт, двор). Важно, чтобы заявка всегда ссылалась либо на конкретную квартиру, либо на общую зону. Тогда фильтры и отчеты будут работать без ручных уточнений.
Отдельно продумайте пользователей и связь "человек - адрес". Практичный вариант: у пользователя может быть несколько адресов, а у квартиры несколько пользователей (например, семья). Добавьте роли (жилец, диспетчер, мастер/бригада, администратор) и используйте их для прав доступа и уведомлений.
В заявке нужны не "все поля мира", а то, что помогает принять решение и потом восстановить картину. Обычно хватает:
Фото и файлы делайте опциональными, но удобными с телефона.
История изменений обязательна, если вы хотите реальную историю работ, а не пересказ в чате. Логируйте, кто и когда сменил статус, что написал, какие вложения добавил. Это помогает разбирать спорные случаи и быстро видеть, где заявки застревают.
Статусов должно быть немного, названия человеческие, смысл одинаковый для всех домов. Тогда система становится прозрачной: видно, что происходит и кто отвечает.
Базовой схемы обычно достаточно: новая, принята, в работе, нужна информация, выполнена, отклонена. Важно, чтобы "принята" означало одно: заявку увидели и взяли в обработку.
Частый источник конфликтов: статус меняют, но никто не понимает почему. Заранее задайте простые правила, кто меняет статусы и что обязательно заполняется.
SLA не обязан быть сложным. Достаточно двух обещаний: время реакции (когда заявку возьмут в работу) и срок закрытия (когда решат). Например: реакция в течение 4 рабочих часов, закрытие за 3 дня, аварийные заявки быстрее.
Уведомления нужны не на каждое движение, а в ключевые моменты: заявку приняли, запросили уточнение, выполнили или отклонили. Удобно, когда житель отвечает прямо в карточке заявки, а статус после ответа возвращается в "в работе".
Пример: жильцы жалуются на лампу в коридоре. Диспетчер ставит "принята" и назначает электрика. Электрик переводит в "в работе". Если не ясно, где именно, ставит "нужна информация" с уточнением. После замены закрывает "выполнена" и добавляет фото. Это снимает большую часть вопросов без звонков.
Кабинет жильца должен решать одну задачу: быстро принять заявку и дать человеку понятный ответ, что с ней происходит. Если в первые недели житель не видит статус и обратную связь, он возвращается к звонкам и чатам.
Минимальный набор экранов небольшой, но каждый должен быть аккуратным.
Форма должна быть короткой. Выбор дома, подъезда и квартиры лучше подтягивать автоматически, если человек уже привязан к адресу. Дальше: категория, описание, фото по желанию. Фото стоит делать заметной опцией: оно часто экономит выезд.
Подсказки в тексте работают лучше, чем сложные поля. Например, под описанием: "Что сломалось и где именно: этаж, стояк, квартира".
Экран "Мои заявки" должен отвечать на вопрос "что сейчас в работе". Нужен фильтр по статусу и быстрый поиск по теме (лифт, освещение, протечка). Полезная мелочь: кнопка "повторить", чтобы взять старую заявку как шаблон.
В карточке заявки показывайте только важное:
Названия статусов лучше писать без канцелярита: "Принято", "Уточняем", "В работе", "Сделано". И добавлять короткое пояснение, чтобы "В работе" не выглядело пустой отпиской.
Админка нужна не для "красоты", а чтобы диспетчер за минуту понимал, где горит и кто отвечает. Если домов несколько (или один большой), фильтры по дому и подъезду экономят часы и снижают число ошибок.
Самый полезный набор фильтров на старте простой:
Дальше важна скорость действий. Назначение исполнителя и срока должно делаться в 2-3 клика прямо из очереди. Рядом полезно видеть текущий статус и краткую историю смен, чтобы не задавать жильцу одни и те же вопросы.
Отдельно заведите рабочие заметки. Внутренние комментарии диспетчера и мастера не должны смешиваться с сообщениями жильцу. Пример внутренней заметки: "Ключ от щитка у старшего по подъезду". Жильцу достаточно: "Выезд мастера запланирован на завтра до 14:00".
Отчеты на старте делайте минимальными: выгрузка списка заявок за период с фильтрами (дом, подъезд, статус). Этого хватает для собрания ТСЖ и контроля подрядчиков.
Логика простая: сначала фиксируем правила, потом просим AI собрать скелет интерфейса и данных, а затем проверяем, что это удобно жильцам и диспетчеру.
Перед генерацией экранов выпишите на полстраницы, кто чем пользуется и что кому видно. Например: жилец видит только свои обращения; диспетчер видит все по дому; мастер видит назначенные работы и может менять статус.
Дальше наметьте структуру экранов. Для жильца обычно хватает: "Создать заявку", "Мои заявки", "Контакты/график". Для админки: таблица заявок, карточка заявки, фильтры по дому, подъезду, статусу и исполнителю.
Чтобы AI реально помог, давайте ему четкое ТЗ: роли, статусы, обязательные поля, тексты кнопок и подсказок. Затем пройдите руками 3 сценария: новая заявка, уточнение, закрытие.
Рабочая последовательность:
Пример проверки: житель из дома 12, подъезд 2 создает заявку "не горит лампа на 3 этаже". Диспетчер фильтрует по дому 12 и видит похожие обращения, назначает мастера и меняет статус. Если на этом шаге возникает вопрос "где посмотреть адрес?" или "почему нельзя приложить фото?", это лучше исправить сразу, пока система маленькая.
Когда заявки и статусы уже работают, следующий шаг: дать жильцам актуальную информацию, а правлению - понятную картину по сделанным работам.
Объявления стоит публиковать адресно: для всех домов, для конкретного дома или даже для одного подъезда. Это снижает шум: люди не читают лишнее, а важное (отключение воды, ремонт лифта, собрание) не теряется.
У объявления достаточно базовых полей: заголовок, текст, важность, срок актуальности, вложения.
Подтверждение прочтения нужно не всегда. Оно оправдано для критичных сообщений. Самый простой вариант: кнопка "Прочитал" и список подтверждений. Если не хочется давить, сделайте мягкое напоминание через сутки тем, кто не подтвердил.
Историю работ логично строить на базе закрытых заявок. Для каждой выполненной заявки сохраняйте: дом, подъезд (если применимо), тип работ, исполнителя, даты "принято" и "закрыто", краткий итог и фото до/после. Тогда по дому можно показывать отчет за месяц или с начала года.
Не пытайтесь сразу строить "банк". Достаточно простых правил, которые защищают жильцов и помогают решать спорные ситуации.
Подтверждение адреса лучше привязать к тому, что уже есть у ТСЖ. Частый вариант: при регистрации человек вводит номер лицевого счета (или договора) и телефон, а система сверяет связку с вашей базой. Если базы нет в цифре, можно выдавать разовый код в квитанции или на бумажном объявлении в подъезде.
По умолчанию жилец видит только свои заявки и их историю. ТСЖ и подрядчики видят только то, что относится к их работе. Минимальные роли обычно такие:
С персональными данными правило простое: не храните лишнего. Часто хватает ФИО, квартиры, телефона и привязки к дому/подъезду. Паспортные данные и сканы документов лучше не собирать.
И обязательно включите логи действий. Когда жильцу кажется, что "Выполнено" поставили без работы, вы быстро увидите, кто и когда сменил статус, кто добавил или удалил вложение, кто редактировал объявление.
Самая частая проблема: попытка сразу сделать сложную систему. Когда у заявки десять статусов и куча исключений, люди начинают угадывать, что нажимать. В итоге в отчете красиво, а в жизни все переписываются в чате.
Вторая ошибка: нет единого справочника адресов. Если дом, подъезд и квартира заполняются "как получится", фильтры быстро начинают врать. Одна и та же проблема расползается по разным вариантам написания, диспетчер теряет время, бригада едет не туда.
Еще больнее, когда при смене статуса не требуют обязательные данные. "Выполнено" без фото, даты и короткого итога через месяц превращается в спор: никто не помнит, что именно сделали.
Важно разделить внутреннее и публичное. Если комментарии сотрудников и ответы жильцу идут в одной ленте, туда попадают лишние детали. Лучше сразу иметь два поля: заметка для команды и сообщение жильцу.
Перед запуском прогоните 2-3 реальных сценария на живых людях:
Перед запуском проверьте систему на тестовых данных: 2 дома, по 2 подъезда, несколько квартир и 10-15 заявок. Так вы быстро увидите, где пользователи путаются, а диспетчер теряет время.
Если система проходит проверку, запускайте на одном доме и собирайте обратную связь 1-2 недели.
Дом на 2 подъезда, 120 квартир. В ТСЖ работает 1 диспетчер и 2 исполнителя (сантехник и электрик). В среднем приходит около 10 заявок в день. Половина повторяется: "не горит лампа", "течет кран в подвале", "не закрывается дверь". Поэтому важна история: что уже делали, кто ездил, чем закончилось.
Жилец открывает кабинет, выбирает подъезд, тему "Освещение" и пишет: "На 3 этаже не горит свет". Прикладывает фото. Система показывает статус "Принято", диспетчеру уходит уведомление.
Диспетчер уточняет в комментарии: "Это между 3 и 4 этажом или на площадке?" Жилец отвечает. Дальше диспетчер назначает исполнителя и срок: "Сегодня до 18:00". Исполнитель отмечает "В работе", после ремонта загружает фото и пишет: "Заменили патрон и лампу".
Чтобы жильцу было ясно, что сделано, в карточке заявки стоит показывать:
В конце недели председатель открывает админку и фильтрует закрытые заявки за 7 дней по подъездам. Так быстро видно, где проблемы повторяются и закрываются ли работы в срок.
Чтобы прототип не превратился в бесконечные доработки, начните с одного листа требований. Зафиксируйте:
Дальше подготовьте тестовый набор: 1-2 дома, список подъездов, 3-5 исполнителей и несколько типовых заявок. Это помогает проверить фильтры, очередь и отчеты без реальных данных.
Если вам удобен формат "собрать через чат", можно использовать TakProsto (takprosto.ai): описываете роли, статусы и поля, а затем быстро получаете черновик кабинета жильца и админки, который остается только прогнать по реальным сценариям.
Порядок, который обычно срабатывает:
Когда базовый прототип понятен людям, планируйте расширение: оценка качества, пометка "повторная работа", отчеты по срокам и типам заявок, а позже и мобильное приложение.
Лучший способ понять возможности ТакПросто — попробовать самому.
