Внутренний маркетплейс приложений помогает повторять удачные шаблоны, держать единые правила и не создавать хаос между отделами.
Когда в компании нет единого места, где собраны внутренние приложения, каждая команда начинает решать свои задачи отдельно. HR делает форму для заявок на отпуск, продажи собирают похожий инструмент для согласования скидок, а офисная служба заводит свой сервис для заявок на пропуска. Задачи разные, но логика часто одна и та же.
Из-за этого одинаковые идеи рождаются по несколько раз. Люди не знают, что похожее решение уже есть, и запускают новое с нуля. В итоге компания тратит время не на улучшение полезных сервисов, а на повторение уже сделанного.
Проблема становится заметнее, когда создавать приложения стало очень легко. Если команда использует платформу вроде TakProsto, внутренние веб, серверные и мобильные решения могут появляться быстро, прямо из чата. Это удобно, но без общего каталога скорость легко превращается в хаос.
Обычно путаница выглядит так:
Самая неприятная часть не в количестве приложений, а в неясности. Если у задачи есть три похожих инструмента, сложно понять, какой вариант актуален. Один сервис уже не поддерживают, другой делал подрядчик, третий собрал сотрудник, который давно перешел в другой отдел. Для обычного пользователя они выглядят почти одинаково, но внутри у них разные правила, поля и сроки обновления.
Из-за этого страдает не только IT. Руководитель не может быстро понять, какие решения уже работают в компании. Новому сотруднику сложно войти в процессы. Поддержка получает вопросы по инструментам, о которых никто не предупредил. А если нужно что-то изменить сразу в нескольких отделах, выясняется, что общий процесс давно распался на набор несвязанных приложений.
Единый каталог внутренних сервисов решает эту базовую проблему. Он не убирает все ошибки, но дает простую опору: что существует, для чего это нужно, какая версия рабочая и кто отвечает за поддержку. Без этой опоры внутренний маркетплейс приложений превращается не в удобный выбор, а в склад похожих решений, где каждый ищет наугад.
Во внутренний маркетплейс приложений лучше добавлять не все подряд, а то, что повторяется в работе разных команд. Хороший кандидат - сервис, который решает понятную задачу, имеет стабильный процесс и нужен не одному человеку, а хотя бы целой функции или нескольким отделам.
Чаще всего первыми туда попадают внутренние формы и личные кабинеты. Это заявки на отпуск, командировки, закупки, доступы, выдачу техники, согласование договоров, онбординг сотрудников, учет обучения. Такие инструменты быстро приносят пользу, потому что люди пользуются ими постоянно, а правила у них обычно уже понятны.
Особенно полезны приложения с похожей логикой согласования. Если в компании уже есть маршрут "создал заявку -> отправил руководителю -> получил ответ -> сохранил статус", его можно повторять в десятках сценариев. Меняется тема, поля и участники, но основа остается той же.
В каталог внутренних сервисов также стоит включать небольшие инструменты для отдельных команд, если они решают типовую задачу. Например, у HR это может быть форма запроса на подбор, у продаж - заявка на скидку, у юристов - прием нового договора в работу. Даже если приложение нужно только одному отделу, оно полезно в маркетплейсе, когда у него есть понятный владелец, правила использования и шанс, что похожая версия пригодится другим.
Ориентир простой:
Хороший пример - сервисы, которые отличаются деталями, но не принципом работы. Если HR и отдел продаж оба собирают заявки, согласуют их и отслеживают статус, лучше не делать два несвязанных инструмента с нуля. Намного полезнее взять общую основу и адаптировать ее под каждую команду.
Не стоит включать в внутренний маркетплейс приложений сырые эксперименты, одноразовые проекты и прототипы без владельца. Они засоряют каталог, создают ложные ожидания и быстро устаревают.
Плохой кандидат - приложение, которое сделали под редкий случай, без описания процесса и без понимания, кто будет его поддерживать. Если инструмент еще спорный, меняется каждую неделю или нужен только на время одной кампании, ему пока место не в маркетплейсе, а в тестовом контуре.
Полезное правило такое: сначала докажите, что решение работает хотя бы в одной команде, потом превращайте его в шаблон для остальных. Так каталог растет аккуратно, а не превращается в склад случайных идей.
Если в компании все называют одним словом и заготовку, и рабочий сервис, и мелкое изменение, путаница появляется очень быстро. Один отдел думает, что берет безопасный стартовый вариант, другой случайно меняет уже используемое приложение, а третий клонирует старые ошибки вместе с полезной логикой.
Проще всего сразу ввести три понятных типа.
Шаблон - это база для повторного запуска. В нем есть общая структура, роли, типовые поля, базовые сценарии и правила. Например, шаблон заявки на отпуск или шаблон внутренней CRM для небольшой команды продаж. Шаблон не живет сам по себе как боевой сервис. Его задача - быстро дать правильную основу.
Готовое приложение - это уже рабочий вариант для конкретной команды. У него есть владелец, пользователи, актуальные настройки и реальные данные. Оно может быть создано из шаблона, но после запуска становится отдельным объектом. Если HR использует приложение каждый день, это уже не шаблон, а действующий внутренний сервис.
Доработка - это изменение существующей базы. Не новый шаблон и не новое приложение, а правка того, что уже используется. Например, в рабочем сервисе добавили согласование у руководителя, новый отчет или еще одну роль доступа. Такие изменения нужно учитывать отдельно, иначе через месяц никто не поймет, где стандарт, а где локальная настройка одного отдела.
Для каждого типа нужны свои простые правила:
Хороший ориентир такой: шаблон отвечает за повторяемость, готовое приложение - за работу команды, доработка - за развитие без слома основы.
Если вы собираете внутренний маркетплейс приложений на TakProsto, эту границу особенно важно сохранить. Удобно держать шаблон как чистую стартовую версию, а рабочие приложения вести отдельно, со снапшотами и понятной историей изменений. Тогда удачные решения можно повторять, не копируя чужой беспорядок.
Чтобы внутренний маркетплейс приложений не превратился в свалку похожих решений, каталог нужно строить не по названиям команд, а по понятным сценариям. Люди ищут не «что сделал отдел Х», а «заявка на отпуск», «согласование договора», «онбординг сотрудника» или «внутренний дашборд».
Удобнее всего сочетать два уровня категорий: сначала по задаче, потом по отделу. Например, сверху могут быть разделы «HR», «Продажи», «Финансы», «Операции», а внутри - типовые сценарии: заявки, согласования, отчеты, базы знаний, кабинеты сотрудников.
Так каталог внутренних сервисов остается понятным и для бизнеса, и для тех, кто поддерживает приложения. Один и тот же шаблон может жить в нескольких местах по тегам, но источник должен быть один. Иначе быстро появляются три версии одного процесса с разными полями и правилами.
В карточке каждого решения нужен владелец. Это конкретный человек или команда, которая отвечает за смысл, актуальность и изменения. Если владельца нет, приложение почти сразу становится «ничьим»: его боятся менять, но все продолжают использовать.
Правила доступа лучше сделать простыми:
Важно хранить в каталоге только утвержденные и понятные варианты. Черновики, эксперименты и временные сборки лучше держать отдельно. Хорошая практика - у каждой карточки показывать статус: «черновик», «утверждено», «архив».
Если компания собирает приложения на платформе вроде TakProsto, это особенно важно: сделать новый сервис через чат можно быстро, а значит без правил каталог начнет расти быстрее, чем команда успеет его разбирать. Поэтому скорость создания должна идти вместе с простым контролем версий, владельцем и понятным процессом публикации.
Карточка шаблона нужна не для красоты, а чтобы люди быстро понимали, стоит ли брать решение в работу. Если описания нет или оно слишком общее, внутренний маркетплейс приложений быстро превращается в склад непонятных заготовок.
Хорошая карточка отвечает на пять простых вопросов: что решает шаблон, кому он подходит, что нужно подготовить, как он уже устроен и кто за него отвечает. Этого обычно достаточно, чтобы отдел не начинал проект с лишних обсуждений.
Сначала коротко опишите задачу. Не "автоматизация процессов", а что-то понятное: "заявки на отпуск", "согласование скидок", "учет выданной техники". Человек должен за 10 секунд понять, зачем этот шаблон нужен.
Дальше укажите границы применения. Например, шаблон подходит HR для типовых заявок сотрудников, но не подойдет для сложного кадрового документооборота с нестандартными маршрутами. Это экономит время и снижает число неудачных запусков.
Полезно сразу перечислить, какие данные нужны на старте. Не общими словами, а по делу:
После этого опишите, что уже заложено в шаблон. Людям важно видеть не только экран формы, но и логику: кто создает заявку, кто ее проверяет, какие статусы есть, что происходит после одобрения или отказа. Если шаблон можно быстро адаптировать в TakProsto через чат, это тоже стоит отметить, но без лишней рекламы.
Отдельный блок - ответственность. У каждого шаблона должен быть владелец. Это может быть продуктовый менеджер, бизнес-аналитик или руководитель функции. В карточке нужно указать, кто обновляет шаблон, кто согласует изменения и к кому идти с вопросами.
Наконец, добавьте дату последнего обновления и короткую заметку об изменениях. Если HR берет шаблон, который полгода никто не трогал, это уже сигнал проверить, не устарели ли роли, поля и правила.
Хороший ориентир такой: если новый сотрудник может открыть карточку и понять, запускать шаблон или нет, значит описание сделано правильно.
Запускать внутренний маркетплейс приложений лучше не с большой витрины на сотни решений, а с короткого списка реальных задач. Для начала хватит 5-10 сценариев, которые уже повторяются в компании каждую неделю или месяц. Обычно это заявки на отпуск, согласование закупок, база кандидатов, учёт лидов, простые сервисные панели для команды.
Если начать с редких и спорных кейсов, каталог быстро превратится в склад черновиков. Поэтому первый фильтр простой: шаблон должен закрывать понятную задачу и быть нужен сразу нескольким отделам или хотя бы нескольким людям внутри одного отдела.
Дальше важно назначить владельцев. У каждого направления должен быть человек, который отвечает не за код, а за смысл шаблона: что он делает, кому нужен, какие поля обязательны, что можно менять, а что нельзя. Обычно достаточно по одному владельцу от HR, продаж, операций, финансов и IT.
Хорошо работает такой порядок:
Особенно важен третий шаг. Если один отдел называет шаблон "заявка на закупку", второй "форма закупки", а третий "запрос на покупку", люди будут путаться уже на этапе поиска. То же самое с версиями: всем должно быть ясно, где актуальный шаблон, а где старая сборка, которую нельзя запускать в работу.
Во внутренний маркетплейс приложений не стоит сразу добавлять сырые заготовки. Публикуйте только проверенные шаблоны: те, что уже использовались хотя бы в одном реальном процессе, имеют владельца и понятные правила обновления. Всё остальное лучше держать в отдельной рабочей зоне.
Например, если HR однажды собрал удачную форму адаптации сотрудника, не нужно просить каждый отдел делать свою копию с нуля. Проще выпустить общий шаблон, а различия вынести в настройки. В TakProsto такой подход удобен тем, что шаблон можно быстро доработать через чат, а затем сохранить как новую версию без путаницы между отделами.
Первый месяц после запуска нужен не для отчётов, а для наблюдения. Смотрите, какие шаблоны реально открывают, где люди путаются в названиях, какие поля просят убрать или добавить. Если собрать эту обратную связь сразу, каталог внутренних сервисов начнёт жить по правилам, а не по привычке каждого отдела.
Представьте одну базовую заявку, из которой выросли два внутренних сервиса: для HR и для отдела продаж. Снаружи они выглядят по-разному, но внутри держатся на одном каркасе. Это хороший способ строить внутренний маркетплейс приложений без лишних дублей.
У HR такая заявка может использоваться для открытия вакансии. У продаж - для запроса на нестандартное коммерческое предложение или согласование скидки. Сценарии разные, но основа совпадает: кто создал запрос, зачем он нужен, кто согласует, какой срок и что приложено.
Общий шаблон обычно включает несколько одинаковых частей:
За счет этого команда не начинает каждый раз с пустого листа. Не нужно заново продумывать роли, статусы, уведомления и базовую логику. Именно так шаблоны приложений помогают запускать новые процессы быстрее и поддерживать единый порядок.
Для HR в форме появляются поля про должность, грейд, тип занятости и бюджет. У продаж - клиент, размер скидки, ожидаемая выручка и причина исключения из стандартных условий.
Этапы тоже отличаются. HR может вести заявку через руководителя, HRBP и финальное подтверждение бюджета. У продаж маршрут чаще идет через руководителя отдела, финансы и коммерческого директора. Пользователь видит свой процесс, но администратор понимает, что оба сервиса собраны из одной основы.
Такой общий каркас экономит время не только на старте. Он упрощает обучение сотрудников, снижает число случайных отличий между отделами и делает каталог внутренних сервисов понятнее.
Самая частая ошибка - править каждую копию отдельно. Через пару месяцев HR живет по одним правилам, продажи по другим, а поддержка уже не понимает, где что сломалось.
Надежнее другой порядок:
Например, если компания решила добавить единый блок "владелец процесса" и общий набор статусов, это сначала появляется в шаблоне. Потом обновление уходит в версии для HR и продаж, а их особые поля остаются на месте.
Если собирать такие сервисы на платформе вроде TakProsto, удобно то, что шаблон можно быстро доработать через чат, а затем использовать как основу для новых внутренних приложений. Но главный принцип не меняется: одна сильная база, разные настройки под отделы и понятные правила обновления.
Когда в компании появляется удачное приложение, хочется просто скопировать его целиком и отдать другому отделу. Сначала это экономит время. Потом в каталоге накапливаются почти одинаковые версии, и никто уже не понимает, какой вариант считать основным.
Чтобы внутренний маркетплейс приложений не превращался в склад дублей, копировать нужно не весь проект, а только устойчивую основу. Это то, что редко меняется: роли, типовые формы, согласование, уведомления, журнал действий, базовые отчеты. А особенности конкретного отдела лучше оставлять на уровне настройки.
Хороший шаблон отвечает на простой вопрос: что здесь должно быть одинаковым у всех команд? Обычно в шаблон стоит выносить:
Если один и тот же блок встречается в нескольких сервисах, его лучше делать отдельной частью, а не копировать заново. Например, комментарии, история изменений, загрузка документов или справочник сотрудников. Тогда обновление делается один раз, а не в каждой копии по отдельности.
Полезно сразу фиксировать, что изменилось в каждой версии. Не нужен длинный отчет. Достаточно короткой записи в карточке приложения: что взяли из шаблона, что добавили, что отключили и почему. Так следующий владелец понимает, где стандарт, а где исключение под конкретный процесс.
Простой пример: у HR и отдела продаж может быть один каркас для заявок. В нем одинаковы роли, согласование и уведомления. Но поля формы, этапы работы и отчеты у них разные. Если это оформлено как один шаблон с настройками, а не как две независимые копии, поддерживать систему заметно проще.
Если команда собирает такие сервисы в TakProsto, удобно держать общий шаблон и отдельно менять только нужные блоки под отдел. Это помогает не разносить одинаковую логику по десяткам приложений.
И еще одно правило: старые дубли нужно убирать из каталога внутренних сервисов. Не удалять бездумно, а переводить в архив, помечать устаревшими и оставлять один актуальный вариант. Иначе сотрудники будут запускать не ту версию, а команда снова начнет чинить хаос вместо повторного использования решений.
Даже хороший внутренний маркетплейс приложений быстро теряет смысл, если в него складывают все подряд. Когда в каталоге рядом лежат сырой черновик, рабочий шаблон и старое приложение, сотрудники перестают понимать, чему можно доверять. Через пару недель они снова идут в личные чаты и просят сделать "что-нибудь похожее" с нуля.
Особенно это заметно там, где приложения можно собирать очень быстро. Если команда использует платформы вроде TakProsto, новый сервис появляется за часы, а не за недели. Это удобно, но без простых правил скорость легко превращается в беспорядок.
Первая ловушка - публиковать в каталог любой результат, лишь бы он не пропал. В каталог должны попадать только понятные и проверенные решения: шаблон, готовое приложение или утвержденная доработка. Если туда попадает тестовая форма отдела закупок, о которой никто не знает, она только засоряет поиск.
Вторая ошибка - оставлять шаблон без владельца. У каждого решения должен быть человек или команда, которые отвечают за описание, обновления и вопросы. Иначе шаблон живет сам по себе: его копируют, меняют, а потом спорят, какая версия "настоящая".
Третья проблема - менять основу без новой версии. Это одна из самых опасных вещей. Допустим, HR берет шаблон заявки на отпуск, а через месяц кто-то тихо меняет логику согласования для всех. В итоге старые инструкции уже не работают, а пользователи думают, что система сломалась. Любое заметное изменение лучше выпускать как новую версию с коротким пояснением, что именно поменялось.
Часто хаос начинается и с названий. Если в каталоге есть "Заявки", "Заявки 2", "Новая заявка" и "Заявки финал", никто не понимает, что выбирать. Название должно сразу отвечать на вопрос, для кого и для чего нужен шаблон. Например: "Командировки - согласование для офиса" звучит намного яснее.
Еще одна частая ловушка - не замечать жалобы и вопросы пользователей. Если сотрудники раз за разом спрашивают одно и то же, проблема обычно не в них, а в карточке, логике или правах доступа. Жалобы полезны: они показывают, где шаблон непонятен, где не хватает инструкции и где решение уже устарело.
Хороший ориентир простой. Если шаблон легко найти, у него есть владелец, понятное имя, версия и короткий ответственный комментарий к изменениям, каталог работает. Если без созвона ничего нельзя понять, значит, маркетплейс уже начал обрастать лишним.
Если вы уже собрали идеи для каталога, не раскатывайте его сразу на всю компанию. Для внутреннего маркетплейса приложений полезнее начать с малого: так быстрее видно, где сотрудники путаются, какие шаблоны реально помогают, а какие только занимают место.
Перед пилотом проверьте несколько простых вещей:
После пилота не пытайтесь сделать идеальную систему за один раз. Лучше обновить несколько самых нужных шаблонов, убрать лишнее и закрепить простой порядок: кто публикует, кто меняет, кто согласует новую версию.
Хороший признак здорового каталога внутренних сервисов простой: сотрудник открывает карточку и без помощи коллег понимает, с чего начать. Если для запуска почти каждого шаблона нужен созвон, значит описание слабое, а не пользователи невнимательны.
Если нужен быстрый старт, можно проверить TakProsto. Платформа помогает собирать типовые веб, серверные и мобильные приложения через чат, а режим планирования и снапшоты удобны, когда нужно быстро проверить идею, сохранить рабочую версию и не потерять удачное решение.
Следующий шаг тоже должен быть простым: выберите один повторяющийся процесс, оформите под него шаблон и дайте команде прогнать его в реальной работе. Так порядок появляется раньше, чем хаос успевает разрастись.
Лучший способ понять возможности ТакПросто — попробовать самому.
