Веб-приложение для комиссионного магазина помогает фиксировать правила, принимать вещи, вести продажи и автоматически считать комиссии и выплаты.
Учет в комиссионном магазине часто начинается с тетради или таблицы. На старте это работает, но быстро всплывают одни и те же проблемы: записи ведут по-разному, продажи не сходятся с приемкой, а выплаты приходится пересчитывать вручную.
Цель учета простая: в любой момент ответить на вопросы - чья это вещь, за сколько приняли, за сколько продали, какая комиссия и сколько уже должны комитенту. Если на эти вопросы нельзя ответить за минуту, начинаются споры, потери и лишние возвраты.
Обычно участвуют несколько ролей: приемщик фиксирует условия, кассир закрывает продажи, владелец смотрит деньги и отчеты, а комитент периодически просит информацию по своим позициям.
Изо дня в день повторяются три действия, ради которых и стоит делать систему учета:
Чтобы потом не доказывать ничего на словах, храните базовый набор данных по каждой вещи: кто сдал (контакты), дата приемки, первоначальная цена, правила комиссии, срок хранения, уценки, факт продажи и все выплаты. Даже простая отметка вроде «выдали наличными 15 января, сумма такая-то» снимает большую часть конфликтов.
Пример: комитент приносит куртку, вы договариваетесь о цене 6 000 и комиссии 30%, с уценкой через 14 дней. Если условия зафиксированы при приемке, то при продаже за 5 000 система сама покажет: комиссия 1 500, к выплате 3 500. Останется только выбрать дату и способ выплаты.
Перед тем как делать приложение, зафиксируйте правила на бумаге. Даже если вы работаете без «большого договора», нужен единый набор условий, который видит сотрудник при приемке и который можно распечатать или отправить клиенту.
Начните с комиссии. Решите, как она считается: процент от цены продажи, фиксированная сумма или разные ставки по категориям. Если ставки отличаются, заранее запишите категории и правило по умолчанию, чтобы сотрудник не выбирал «на глаз».
Сроки обычно ломают учет сильнее всего. Определите:
Эти даты потом станут автоматическими полями: «принято», «срок уценки», «крайний срок возврата», «дата выплаты».
Отдельно договоритесь об удержаниях. Это суммы, которые уменьшают выплату комитенту, и они должны быть прозрачны: химчистка или мелкий ремонт, доставка или выезд за вещью, платное хранение после срока, штраф при отказе забрать вещь, комиссия платежного сервиса (если вы ее перекладываете).
Наконец, решите правила округления и минимальной выплаты. Например: «округляем до целых рублей», «выплачиваем от 200 рублей, иначе переносим на следующий месяц».
Пример: куртка принята на 30 дней, комиссия 35% по категории «верхняя одежда», уценка -20% на 15-й день, удержание 300 рублей за химчистку. Если это заранее записано, система без споров посчитает итог и покажет сотруднику, что именно произошло.
Если собираете первую версию в TakProsto, такие правила удобно оформить как справочники и формулы прямо в чате, чтобы карточки приемки и продажи считались автоматически.
Чтобы учет не развалился на таблицы и заметки, заранее договоритесь о четырех базовых сущностях. Они покрывают весь цикл: приняли вещь, выставили, продали, рассчитали и выплатили.
Карточка вещи хранит все, что нужно продавцу и владельцу: фото (обычно 1-3), короткое описание, бренд, размер, категория, состояние, заметки о дефектах. Здесь же фиксируются параметры, которые влияют на деньги: стартовая цена, правила уценки, дата приемки, условия комиссии.
Сразу заложите понятный идентификатор: внутренний номер, штрихкод или простую наклейку с кодом, который печатается при приемке. Без кода вещи легко перепутать или продать не того комитента.
По комитенту обычно достаточно трех блоков: контакты, данные для выплат (карта или счет) и отметки о согласиях (на обработку данных и условия комиссии). Если работает несколько сотрудников, полезно видеть, кто оформлял приемку.
Продажа связывает конкретную вещь с фактом сделки. Здесь фиксируются дата, цена продажи, скидка (если была), способ оплаты, кассир и итоговые суммы: сколько удержал магазин и сколько причитается комитенту.
Выплата нужна, чтобы не путать расчет и реальный перевод денег. В ней хранится сумма, дата, способ выплаты, статус (запланировано, выплачено, отменено) и список продаж, которые этой выплатой закрыты.
Чтобы все работало вместе, заведите статусы вещи: принято, на витрине, продано, возвращено, списано. И добавьте историю изменений: кто и когда поменял цену, условия комиссии или статус.
Приемка должна быть быстрой: клиент не любит ждать, а сотрудник не должен тонуть в полях. Хороший сценарий простой: принять вещь за 2-3 минуты, выдать номер и условия, а детали при необходимости заполнить позже.
На стойке приема фиксируйте только то, без чего нельзя продолжать: кто сдал, что сдал, на каких условиях и как с ним связаться.
После сохранения запись должна сразу получить номер приемки. Его удобно печатать на квитанции или писать на бирке. В квитанции повторите ключевые условия: процент, срок, минимальную цену и кто отвечает за дефекты.
Фото и заметки о состоянии лучше добавлять сразу, но без перфекционизма. Достаточно 2-3 снимков и одной строки про дефекты: «пятно на рукаве», «молния тугая». Это снижает споры при возврате и помогает продавцу на витрине.
Если очередь и данных не хватает, не блокируйте прием. Разрешите «частичную карточку»: сохраните запись с пометкой «нужно уточнить» и минимальными полями.
Пример: клиент оставил обувь, спешит и не помнит точный размер. Сотрудник фиксирует категорию, примерную цену и телефон, делает фото подошвы и бирки, выдает квитанцию. Размер добивает позже, когда найдет маркировку.
Карточка товара задает правила, по которым дальше считаются расчет комиссии и выплаты комитентам. Если здесь нет порядка, потом появляются споры: почему сумму посчитали так, а не иначе, и когда должна быть уценка.
Начните с категории. У каждой категории удобно иметь ставку комиссии по умолчанию (например, «одежда», «обувь», «техника»), а в карточке оставить возможность изменить ее для конкретной вещи. Так вы не вводите проценты каждый раз, но можете делать исключения.
Фиксируйте стартовую цену и понятные правила уценки. Полезно хранить не только текущую цену, но и дату следующего шага уценки, чтобы продавцы видели, что делать сегодня.
Практичный набор полей:
Пример: куртку приняли за 6 000 руб., правило уценки 10% через 14 дней. В карточке сразу стоит «следующая уценка: 12 февраля». Если не продали, система меняет цену на 5 400 и переносит дату дальше.
Если покупатель просит отложить вещь, добавьте резервирование: статус «в резерве», срок резерва и комментарий (кому, до какого времени, на каких условиях). Важно, чтобы резерв снимался автоматически, иначе товар «пропадает» с витрины.
Для поиска и контроля заведите фильтры: размер, бренд, статус (в продаже, в резерве, продано), дата приемки, внутренние метки вроде «сезон», «витрина», «склад».
В момент продажи важно, чтобы кассир не искал товар «по памяти». Самый быстрый вариант - продажа по коду: у каждой вещи есть короткий код или штрихкод, по которому касса мгновенно подтягивает карточку, цену и условия комиссии. Это снимает половину ошибок: продают именно ту вещь и по правильной цене.
Скидки почти всегда появляются внезапно: «покупатель возьмет, если минус 10%». Чтобы это не превратилось в спор при выплате, задайте простые правила:
Комиссию лучше считать от фактической суммы продажи, а затем применять дополнительные удержания (упаковка, химчистка), если они предусмотрены правилами.
Возврат - не «минус строка», а отдельная операция. Тогда система пересчитает статус вещи (снова в продаже или списана), комиссию и будущую выплату. Если выплата уже была, возврат фиксируется как долг комитента или удержание из следующей выплаты.
Чтобы разбирать спорные случаи, сохраняйте «чек продажи» как набор фактов: дата и время, кассир, точка продаж, товар, цена до скидки, скидка, итог, комиссия (процент и сумма), удержания, сумма к выплате, валюта, причина скидки или комментарий.
Пример: платье выставлено за 3 000, скидка 10%, продано за 2 700. Комиссия 30% = 810, удержание за чистку 200. К выплате: 2 700 - 810 - 200 = 1 690. Если оформить это как одну продажу с параметрами, пересчет всегда будет одинаковым.
Автоматический расчет выплат нужен, чтобы не спорить о суммах и не держать все в голове. Важнее всего одна понятная формула:
сумма к выплате = цена продажи - комиссия магазина - удержания.
Хорошая практика - хранить расчет не только итогом, но и строками: что ушло в комиссию, что удержано, какая база для процента. Тогда при вопросе комитента вы показываете расклад за 10 секунд.
Часто выплаты идут не одной суммой. Комитент может попросить частичную выплату, или у него несколько продаж в разные дни. Поэтому выплата должна уметь закрывать несколько продаж частями: каждая выплата распределяется по продажам, а приложение считает остаток к выплате.
Чтобы касса и бухгалтерия говорили на одном языке, введите понятные статусы: «к выплате», «в обработке», «выплачено».
Способ выплаты фиксируйте отдельным полем: наличные, перевод, на карту, на счет. Добавьте реквизиты и комментарий (например, «по просьбе комитента»).
В конце месяца спасает сверка по комитенту: сколько вещей продано, на какую сумму, сколько удержано, сколько уже выплачено и какой остаток.
Начните с простого правила: каждый видит и может менять только то, что нужно ему для работы. Это снижает ошибки, защищает персональные данные и помогает разбирать спорные ситуации.
Обычно достаточно нескольких ролей с понятными ограничениями:
Чтобы не спорить «кто поменял цену», нужен журнал действий. Записывайте приемку, изменение цены и уценку, возврат вещи, отмену продажи, создание и подтверждение выплаты. По каждому событию храните дату, пользователя, что изменилось и комментарий.
Персональные данные и реквизиты комитента отделите от товарной части. Приемщик может видеть ФИО и телефон для связи, но доступ к реквизитам для перевода открывайте только бухгалтеру.
Документы (сканы договоров, согласия) храните в карточке комитента или сделки с понятными правами на просмотр и удаление.
И последнее - резервное восстановление. Делайте регулярные копии и проверяйте, что восстановление работает. Если используете TakProsto, в качестве страховки удобно опираться на snapshots и rollback, чтобы вернуть учет после неудачного изменения.
Самые дорогие ошибки в комиссионке случаются не из-за формы, а из-за неясных правил и отсутствия следов в учете.
Первая ловушка - уценка. Если правило и сроки не зафиксированы заранее, спор с клиентом почти гарантирован. Решение простое: храните в карточке согласованные условия (дата приемки, срок экспозиции, шаги уценки) и показывайте их в момент приемки.
Вторая ошибка - ручные изменения цены без истории. Сегодня поставили 3 000, завтра 2 500, а через неделю никто не помнит почему. Нужен журнал изменений: кто поменял, когда, на сколько и по какой причине.
Третья проблема - неправильная база для комиссии. Часто комиссию считают от исходной цены, а продают со скидкой. В итоге расчет не сходится с выручкой. Привязывайте комиссию к фактической цене продажи, а скидку и ее основание фиксируйте отдельными полями.
Еще одна путаница - возвраты. Возврат вещи (не продали, забрали) и возврат денег после продажи (покупатель вернул) - разные сценарии с разными статусами и документами.
Наконец, выплаты «в никуда». Если проводить выплаты без статусов и подтверждения, потом не получится сверить, что рассчитано и что реально выплачено.
Минимальный набор защиты:
Перед запуском прогоните один сценарий целиком. Так вы поймаете ошибки, которые обычно всплывают только на реальных деньгах и сроках.
Проверьте базу правил. Комиссия и сроки должны быть заполнены так, как вы реально работаете: по категориям, по типам уценки, по исключениям. Если в «Обуви» 30%, а в «Сумках» 25%, убедитесь, что правило применяется к новым карточкам и не «слетает» при смене категории.
Прогоните путь от начала до конца на одной тестовой вещи: приняли куртку, выставили, сделали продажу со скидкой, затем провели выплату. На каждом шаге должны меняться статусы и суммы, а история действий - сохраняться.
Проверка перед запуском:
Марина приносит три вещи: пальто, кроссовки и сумку. Перед приемкой у вас уже зафиксированы правила: комиссия 30% от цены продажи, скидка возможна до 20% после 14 дней на витрине, выплата доступна через 3 дня после продажи (на случай возврата).
Приемщик быстро заполняет карточки: фото, категория, состояние, стартовая цена, минимальная цена при уценке, срок хранения. Каждой вещи присваивается номер, а Марина становится комитентом с реквизитами для выплаты.
Через две недели:
Система считает по каждой позиции отдельно. Пальто: комиссия 30% = 2 400 руб., к выплате 5 600 руб. Кроссовки: комиссия 1 200 руб., к выплате 2 800 руб. Если есть удержание (например, химчистка 300 руб. по конкретной вещи), оно добавляется отдельной строкой и уменьшает выплату только по этой позиции.
Сразу после продажи суммы попадают в статус «ожидают» и становятся доступными к выплате через 3 дня. Когда срок прошел, система показывает «готово к выплате: 8 400 руб.» и формирует выплату одним платежом, но с расшифровкой по товарам.
Владелец в отчетах видит две цифры: прибыль магазина (в примере 3 600 руб. комиссии) и задолженность перед комитентами (сколько уже можно выплатить и сколько еще «на ожидании»). В конце месяца делаете сверку: список продаж, список выплат, позиции на хранении и отдельный список непроданных, по которым истек срок. Для непроданных выбираете действие по правилам: продлить, вернуть владельцу или списать. Это сразу отражается в остатках и задолженности.
Чтобы первая версия не расползлась по хотелкам, начните не с экранов, а с правил. Один короткий документ часто экономит недели переделок: какие ставки комиссии бывают, когда вещь считается проданной, в какие сроки возможна уценка, как и когда делаются выплаты, какие статусы вы используете.
Дальше выберите минимум, без которого не заработает учет приема вещей: карточка (вещь + комитент), продажа, выплата и один отчет «сколько должны комитентам». Остальное добавите после первых продаж.
План на 1-3 дня, если держать фокус на MVP:
Короткий пример проверки: приняли куртку за 6 000 руб., комиссия 30%, через 14 дней уценка до 4 900 руб., продали за 4 900 руб. Система должна показать комиссию 1 470 руб. и к выплате 3 430 руб., а в отчете - что выплата еще «ожидается».
Если вы делаете такой прототип в TakProsto (takprosto.ai), удобно сначала описать в чате сущности, статусы и формулы, а потом быстро поправить поля по обратной связи от сотрудников, не возвращаясь к таблицам.
Лучший способ понять возможности ТакПросто — попробовать самому.
